Wil je omzet draaien en groeien met je bedrijf? Dan heb je tevreden afnemers van je producten en/of diensten nodig. Goede klantrelaties zijn daarbij ontzettend belangrijk. Iedereen weet dat. Maar toch vinden de meeste bedrijven klantrelaties opbouwen en onderhouden erg lastig. De oorzaak? Data die over verschillende systemen verspreid is.
Om je klantrelaties te versterken heb je een centrale databron nodig. Waarin de gegevens uit al je systemen samenkomen. Mijn vorige blog ging over de voordelen van een centrale databron. Hieronder bespreek ik hoe je de data uit verschillende bronnen in 1 systeem integreert.
Data uit verschillende bronnen integreren
Zonder overzicht stuur je op onderbuikgevoel. Je mist belangrijke inzichten. Je marketing loopt achter de feiten aan. Je sales mist opvolging. En je klantenservice weet niet wat eerder besproken is. Dat kost geld én vertrouwen.
Met een goede integratie zet je al je losse klantdata in één centrale omgeving. Je creëert overzicht. Elk teamlid gebruikt dezelfde actuele informatie. En je schakelt sneller bij veranderingen of kansen. Hieronder leg ik je stap voor stap uit hoe dit werkt.
Stap 1: Je databronnen in kaart brengen
Wil je jouw data in 1 keer effectief integreren? Dan moet je eerst weten welke data er precies is. En waar al die data opgeslagen is. Denk bijvoorbeeld aan:
Ieder systeem waarmee je organisatie werkt bevat waardevolle klantinformatie. Breng je al deze bronnen in kaart? Dan zie je direct welke informatie elkaar overlapt. En waar er relevante data mist.
Met dit overzicht maak je betere keuzes. Het maakt namelijk duidelijk welke systemen belangrijk zijn om te koppelen. Welke systemen aan vervanging toe zijn. En welke overbodig zijn geworden.
👉 TIP: Techniek is belangrijk. Maar mensen maken het verschil. Zorg daarom dat je team weet waarom je een centraal systeem implementeert. Geef duidelijke uitleg. En laat zien hoe je nieuwe databron het werk leuker én makkelijker maakt.
Stap 2: Selecteer een centrale databron
Nu is het tijd om een centrale databron te selecteren. Die goed bij de behoeften van je organisatie past. Nu en in de toekomst.
Bij onze klanten implementeren we HubSpot. Een populair CRM-platform waarvoor meer dan 1.900 standaard softwarekoppelingen beschikbaar zijn. Je vindt ze in de App Marketplace van HubSpot. Daarnaast kun je voor maatwerk integraties kiezen. Die beter op de behoeften van je bedrijf zijn afgestemd. Daarvoor hebben onze developers meer dan 40 herbruikbare maatwerkkoppelingen op de plank liggen.
Dit CRM-platform bevat veel geïntegreerde tools voor relatiebeheer, marketing, sales en klantenservice. Waardoor veel andere softwarepakketten overbodig worden. Denk bijvoorbeeld aan:
- Websitesoftware
- Marketing automatisering
- Verkoopautomatisering
- Ticketsysteem
- Chatbots
HubSpot is voor veel soorten bedrijven geschikt. Maar het kan natuurlijk dat een andere databron beter bij jouw organisatie past.
Wil je het jezelf makkelijk maken in je zoektocht? Download hieronder dan onze CRM Checklist. Waarop je alleen maar de gewenste functionaliteiten hoeft aan te kruisen. Vervolgens kun je kijken welk systeem daar goed bij aansluit.
Stap 3: Richt je centrale systeem in
Wil je het maximale uit je databron halen? Dan moet je het goed inrichten. Of je nou net begint. Of overstapt vanaf een ander systeem. Een sterke basis zorgt voor overzicht, goede samenwerking en snelle resultaten. Dat geldt ook voor HubSpot.
Je doelen bepalen hoe je het systeem inricht. Denk bijvoorbeeld aan:
- Meer grip op je sales krijgen.
- Betere klantrelaties opbouwen.
- Marketing slimmer inzetten.
- Snellere en persoonlijke service verlenen.
Aan de hand hiervan bepaal je welke (custom) objecten en velden je nodig hebt. Welke relaties tussen objecten je vastlegt. Welke processen je automatiseert. En welke rapportages je bouwt.
Uiteraard houd je hierbij rekening met je teams en rollen. Niet iedereen hoeft alle informatie te zien en te bewerken. Denk bijvoorbeeld na over toegangsrechten en eigenaarschap.
👉 TIP: Teken de processen die je in je software wilt verankeren uit. Wat gebeurt er bijvoorbeeld vanaf het 1e contact tot aan de aankoop? En hoe vul je de opvolging erna in?
Stap 4: Koppel je systemen
Hoe makkelijk je softwarepakketten koppelt hangt van je databron af. HubSpot maakt het je in ieder geval makkelijk. Of je nu een e-mailplatform, boekhoudsysteem, webshop of ERP-oplossing wilt integreren. HubSpot biedt je verschillende manieren om je integraties soepel te laten verlopen:
- Tools zoals Wordpress, Outlook, Zoom, Teams en Google Analytics koppel je makkelijk met de standaard apps.
- Met Data Sync zorg je voor een tweezijdige synchronisatie van gegevens. Dit betekent dat beide systemen elkaars data overnemen. Zodat je jouw data nog maar 1 keer (geautomatiseerd) hoeft in te voeren. Stel dat je Mailchimp bijvoorbeeld aan HubSpot gekoppeld hebt. En dat daarin een e-mailadres wijzigt. Dan neemt HubSpot deze wijziging automatisch over.
- Integratietools zoals Zapier en Make helpen je bij het automatiseren van workflows tussen systemen. Bijvoorbeeld als je een zelf gebouwd systeem wilt koppelen.
- Voor complexe koppelingen gebruik je de HubSpot API. Hiermee bouw je maatwerk integraties. Dit gebruik je als je niet-standaard gegevens wilt uitwisselen.
👉 TIP: Data verandert, teams groeien, processen veranderen. Blijf je databron daarom goed onderhouden.
Stap 5: Importeer de data
Bij kleine volumes kun je de data handmatig importeren. Bijvoorbeeld met een CSV-bestand waar alle belangrijke klantdata in staat. Zoals contacten, bedrijven, deals en producten.
Bij onze klanten gaat het doorgaans om veel data. Die gegevens zetten we meestal automatisch over met HubSpot's geïntegreerde importtools. Ook als het om complexe data-migraties gaat. Waarbij we de data van meerdere systemen tegelijkertijd overzetten.
Daarnaast bevat de HubSpot Operations Hub allerlei tools voor geavanceerd data management. Denk bijvoorbeeld aan:
- Data Clean-Up om je datakwaliteit hoog te houden.
- Custom Code voor complexe databewerkingen. Bijvoorbeeld om naamvelden aan te passen en om van meerdere velden 1 veld te maken. Om ingewikkelde berekeningen te maken met je software. Of om voorwaardelijke logica aan velden toe te voegen.
- Data Sync voor real-time tweerichtingsverkeer.
- Webhooks met real-time triggers voor data-overdracht met externe systemen.
- Workflow automation om de geïntegreerde data voor je processen te gebruiken.
Met deze tools zorgen we voor de (automatische) uitwisseling van gegevens. En voor een
hoge datakwaliteit op de lange termijn. Fouten door handmatig overtypen zijn verleden tijd. En dat geldt ook voor dubbele data in je databron.
👉 TIP: Test je nieuwe data-omgeving goed, voordat je een grote bulk aan data overzet.
Succesvol met HubSpot starten?
Goede klantrelaties vragen om overzicht. Is je data verspreid over verschillende systemen? Dan mis je dat. HubSpot fungeert als een centrale hub voor de volledige klantreis. Je koppelt er eenvoudig andere systemen aan waar je de data uit ophaalt. Zo breng je al je klantinformatie samen in één systeem.
Wil je zien hoe het systeem eruitziet? Vraag een gratis software demonstratie aan of bekijk onze video demo. Wil je weten wat voor jouw bedrijf de beste aanpak is? Dan denk ik graag met je mee. Boek hieronder gerust een vrijblijvende afspraak in mijn agenda.
.png?width=500&height=500&name=CTA%20kennishub%20(1).png)
