Wat kost de implementatie van CRM-software voor het MKB?

Bij de implementatie van CRM-software krijg je met 3 soorten kosten te maken:

1. Gebruikskosten voor de CRM-software zelf. Zit je software in de cloud? Dan zijn dit terugkerende kosten die je op maand- of jaarbasis betaalt.
   
   
2. Implementatiekosten om het CRM-systeem naar wens in te richten. Dit zijn eenmalige kosten, die je aan een CRM-implementatiepartner betaalt. Behalve als je het systeem natuurlijk helemaal zelf implementeert.
   
   
3. Onderhoudskosten om je CRM-pakket up-to-date te houden. En om bijvoorbeeld nieuwe CRM-gebruikers te trainen. 

Sommige systemen bieden gratis basisfuncties aan. Die je met betaalde functies naar wens uitbreidt. Voor andere CRM-pakketten zit je meteen aan (hoge) gebruikskosten vast. Deze softwarekosten hangen onder andere af van:

• Het aantal CRM-gebruikers.
• De betaalde functies die je afneemt.
• Extra modules en add-ons die je toevoegt.

Daarnaast zijn er dus ook nog de onderhoudskosten en de implementatiekosten. Wordt het CRM-pakket speciaal voor jouw organisatie aangepast? Dan zijn deze kosten natuurlijk hoger dan als je voor een standaard configuratie kiest. Hieronder ga ik dieper op de implementatiekosten in.

👉 TIP: Wil je meer informatie over de totale kosten van een CRM-systeem? Lees dan dit artikel: Wat zijn de kosten van een CRM-systeem?

De implementatiekosten van CRM-software

Voordat je CRM-software kunt gebruiken moet je het implementeren. Dit betekent dat je het systeem klaarmaakt voor je bedrijf. De kosten hiervan verschillen per CRM-systeem. Dit zijn de belangrijkste kosten waarmee je te maken krijgt:

➜ Advies & consultancy kosten
➜ Configuratiekosten
➜ Maatwerkkosten
➜ Integratiekosten
➜ Migratiekosten
➜ Trainingskosten

Advies & consultancy kosten

Wil je een succes van je nieuwe CRM-pakket maken? En de implementatie soepel laten verlopen? Dan moet je de implementatie goed voorbereiden. Hierbij:

• Bepaal je de doelen en verwachtingen van je CRM-software. Je legt vast wat je er precies mee wilt bereiken. Zoals een hoge klanttevredenheid, meer inzicht in verkoopcijfers of gepersonaliseerde marketingcampagnes. En welke functies je daar precies voor nodig hebt.
  
  
• Stel je een projectteam samen dat verantwoordelijk voor de implementatie is. Dit team bestaat bijvoorbeeld uit IT-specialisten, managers en/of senior medewerkers van verschillende afdelingen.
  
  
• Zorg je voor draagvlak binnen je organisatie. Bijvoorbeeld door medewerkers van verschillende afdelingen al vroeg bij het implementatietraject te betrekken. Zij moeten de nieuwe CRM-software immers gaan gebruiken! Bovendien weten zij vaak precies waar de knelpunten in de huidige werkwijzen zitten.
  
  
• Analyseer je de bestaande processen en data. Onderzoek bijvoorbeeld hoe de klantgegevens nu beheerd worden. En welke gegevens je organisatie naar de nieuwe CRM-software wil overzetten.
  
  
• Leg je alle belangrijke informatie in een projectplan vast. Denk hierbij ook aan de planning, de verantwoordelijkheden en het budget. 

Een goede CRM-implementatiepartner helpt je bij deze voorbereiding. En om alle veranderingen in je organisatie goed te managen. 

Configuratiekosten

Configuratie betekent dat je een CRM-systeem zo instelt, dat het goed voor je bedrijf werkt. Hier komt vaak veel bij kijken. Denk onder andere aan het: 

• Invoeren van bepaalde bedrijfsgegevens.
• Instellen van gebruikers en rechten.
• Aanpassen van velden en formulieren.
• Maken van dashboards met rapportages.
• Creëren van workflows
• Instellen van weergaves

Sommige CRM-systemen stel je makkelijk zelf in. Maar meestal heb je er een CRM-specialist voor nodig. Zeker als je bedrijf complexe CRM-behoeften heeft. De kosten van een standaard configuratie zijn afhankelijk van de CRM-software en de CRM-leverancier. 

Maatwerkkosten

Is een standaard configuratie niet voldoende voor je bedrijf? Wil je allerlei functies aanpassen waar extra code voor nodig is? Of wil je extra functies toevoegen, die je speciaal voor je bedrijf laat bouwen? Dan is dat maatwerk. Voorbeelden hiervan zijn:

• Ingewikkelde maatwerk-workflows waar diepgaande CRM-kennis voor nodig is.
• Offertewensen waarvoor je custom code nodig hebt.
• Webdevelopment.

De prijs hangt af van hoe ingewikkeld de aanpassingen zijn. Kleine wijzigingen kosten je misschien maar een paar 100 euro. Terwijl grote projecten wel 50.000 euro kosten. Het hangt er dus maar net vanaf wat je precies nodig hebt. En welke custom mogelijkheden de CRM-software al bevat.

Integratiekosten

Veel bedrijven gebruiken meerdere softwareprogramma's, zoals:

• ERP-software (bijvoorbeeld SAP of Microsoft Navision)
• Boekhoudsoftware (bijvoorbeeld Exact Online of AFAS)
• E-mailprogramma's (bijvoorbeeld Outlook of Gmail)
• Marketingtools (bijvoorbeeld Mailchimp of Spotler Mail+)

Waarschijnlijk is het handig als je CRM-software met deze tools kan samenwerken. Bijvoorbeeld om bepaalde gegevens geautomatiseerd uit te wisselen. Zodat je alle belangrijke gegevens in 1 centrale databron beschikbaar hebt. En de gegevens nog maar 1 keer hoeft in te voeren. 

Knoop je deze softwaresystemen aan elkaar? Dan noem je dat integreren. Veel CRM-pakketten hebben standaard koppelingen voor software integraties. Gratis of betaald. Maar heb je specifieke wensen? Dan is er vaak maatwerk nodig.

Deze kosten zijn natuurlijk ook afhankelijk van je behoeften. Simpele maatwerk integraties kosten vaak tussen de 2 en 5 duizend euro. Terwijl complexe software integraties misschien wel tienduizenden euro's kosten.

Migratiekosten

Zet je gegevens van je oude systemen naar de nieuwe CRM-software over? Dan noem je dit datamigratie. Denk bijvoorbeeld aan:

• Klantinformatie (namen, adressen, telefoonnummers, e-mails)
• Historische interacties (e-mails, notificaties, telefoongesprekken)
• Bestellingen en facturen
• Leads en verkoopkansen

Heb je weinig gegevens? Dan kun je de data misschien nog handmatig invoeren. Maar dit kost wel tijd en is foutgevoelig. De meeste bedrijven hebben veel gegevens. Vaak verspreid over tal van systemen. Dan komt er veel kijken bij datamigratie. Handmatig invoeren is dan geen optie.

Voordat je data kunt migreren moet je weten welke gegevens je hebt. In welke systemen die gegevens zitten. En welke data je wilt overzetten. Daarnaast moet de informatie 'schoon' zijn. Want je wilt natuurlijk niet met vervuilde data in je nieuwe CRM-pakket beginnen.

Verwerkt je oude systeem bepaalde gegevens anders? Dan moet je de data voor je nieuwe CRM-software aanpassen. Stel bijvoorbeeld dat alle klantnamen daar in 1 veld staan. Maar dat je in je nieuwe CRM-software de voornaam en achternaam wilt splitsen. Dan kun je de informatie niet gelijk overnemen.

Tijdens de testmigratie zet je een kleine hoeveelheid gegevens over. Daarna kijk je of:

• Alle velden correct zijn overgenomen.
• De informatie goed wordt weergegeven.
• Er géén gegevens verloren zijn gegaan.
• Alle koppelingen en workflows goed werken.
• Er technische problemen zijn.

Datamigratie is een belangrijke stap van het implementatietraject. Gebeurt dit namelijk niet goed? Dan wordt het een data-zooitje in je nieuwe CRM-portaal. Daarbij kunnen er allerlei waardevolle klantgegevens verloren gaan. Weet je niet precies wat je doet? Dan kun je beter een CRM-specialist inschakelen!

Gegevens migreren kost tijd en geld. Afhankelijk van de hoeveelheid gegevens en wat er aan de data moet gebeuren.

👉 TIP: Denk na over wanneer je de volledige dataset overzet. Het is slim om een moment te kiezen waarop weinig CRM-gebruikers er last van hebben. 

Trainingskosten

Na de datamigratie moeten medewerkers leren hoe ze met de CRM-software omgaan. Denk bijvoorbeeld aan de nieuwe tools en processen, die ze gaan gebruiken. En aan de manier waarop ze de data moeten vastleggen. Is er onvoldoende training? Dan heeft dit vaak een negatief effect op de gebruikersadoptie en datakwaliteit. 

Je hebt niet voor niets zo'n grote CRM-investering gedaan. Dus je wilt er wel een succes van maken. De training van je CRM-gebruikers is daarom erg belangrijk. Hierbij leren ze bijvoorbeeld hoe ze:

• Klantgegevens invoeren en verwijderen.
• Rapportages maken en analyseren.
• Taken en workflows gebruiken.
• Specifieke marketing-, sales- of servicetools inzetten.

De trainingskosten hangen ​​van de locatie, trainingsduur en het aantal deelnemers af. Hoe uitgebreider de training is hoe hoger de kosten zijn.

👉 TIP: Misschien vind je deze artikelen interessant?
➜ Wanneer heeft je bedrijf een CRM-systeem nodig? Los knelpunten op.
➜ Top 5 populairste CRM-systemen bij Nederlandse bedrijven.
➜ Is HubSpot je investering waard? 14 CRM-zorgen onder de loep.
➜ Wat kost HubSpot in 2025? CRM-licenties & prijzen uitgelegd.

Verdien je de CRM-implementatiekosten terug?

Er zijn dus best wat variabelen, die de prijs van een CRM-implementatie kunnen opdrijven. Maar goed gekozen CRM-software levert je veel voordelen op. Zoals efficiëntere processen, betere klantrelaties en een hogere omzet.

Pak je de software implementatie gelijk goed aan? Dan verdien je de kosten meestal relatief snel terug. Ik adviseer je om eerst te kijken welke functionaliteiten je organisatie precies nodig heeft. Nu én in de toekomst. En daarna CRM-software te selecteren, die daarbij past. Uiteraard vergelijk je hierbij verschillende mogelijkheden. Alleen zo krijg je een reëel beeld van de implementatiekosten bij jouw organisatie.

Ben je benieuwd hoe je zelf een succes van jouw CRM-project maakt? In ons CRM Handboek hieronder leggen we je het stap voor stap uit. Uiteraard helpen we je ook graag om een succes van jouw HubSpot-portaal te maken!