Workflow Automatisering: wat is het & hoe pas je het toe?

Stel: Je vult een websiteformulier in. Daarna ontvang je automatisch een reactie. Tegelijkertijd krijgt een verkoper een taak toegewezen om jou te bellen. Krijgt deze verkoper jou binnen 3 dagen niet te pakken? En bel je in die periode ook niet terug? Dan ontvang je automatisch een herinneringsmail.

Dit is een voorbeeld van Workflow Automatisering. Waarbij je allerlei terugkerende taken en processen van je organisatie automatisch laat verlopen. Zodat medewerkers die stappen niet meer handmatig hoeven uit te voeren. Hieronder leg ik je uit hoe je het toepast.

Waarom gebruik je Workflow Automatisering?

Met geautomatiseerde workflows besteed je allerlei taken aan software uit. Waardoor je organisatie slim, snel en consistent werkt. Wat dit voor je organisatie betekent?

• Tijdbesparing: er is namelijk minder handmatig werk.
• Minder fouten: je processen verlopen altijd op dezelfde consistente manier. 
• Snelle opvolging: leads en klanten krijgen direct een persoonlijke reactie.
• Grip op je processen: je bepaalt zelf hoe je geautomatiseerde processen eruit zien. Op je rapportages volg je wat er wel en niet goed gaat. Zodra dat nodig is voer je verbeteringen door.
• Betere klantbeleving: je communicatie is data-gedreven. Ook al communiceer je automatisch. De boodschap die je overbrengt komt toch persoonlijk over.

Kortom: workflows helpen je om slim, snel en efficiënt te werken. Waardoor je een professionele indruk achterlaat én de kans op succes vergroot.

Hoe werken geautomatiseerde workflows?

Een automatische workflow is een soort routekaart, die zegt: “Als dit gebeurt, dan moet dat gebeuren.” Dat werkt zo:

Stap 1: Trigger
Iedere workflow start met een trigger, die de workflow activeert. Zoals:

• Een klant die een websiteformulier invult. Bijvoorbeeld om een demo of een offerte aan te vragen.
• Een deal die naar een nieuwe dealfase verplaatst.
• Een lead die een e-mail opent. 

Stap 2: Voorwaarden
De workflow bekijkt of er aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Bijvoorbeeld:

• Komt de aanvraag van een bestaande klant?
• Is de leadscore hoger dan 50?
• Gaat het om een bepaalde branche of regio?
• Is een document bekeken? Bijvoorbeeld een offerte.
• Wat is het bedrijfsformaat?

Stel bijvoorbeeld dat je voor een B2B-bedrijf werkt. Dan wil je alleen verkooptaken aanmaken als het om B2B-leads gaat. Of stel dat je bedrijf alleen in een bepaalde regio actief is. Dan wil je de leads van buiten die regio eruit filteren. Om dat voor elkaar te krijgen stel je voorwaarden voor je workflow in.

Stap 3: Acties
Voldoet een record aan de juiste voorwaarden? Dan voert de workflow bepaalde acties automatisch voor je uit. Denk bijvoorbeeld aan:

• Een taak aanmaken voor sales.
• Een lead aan een verkoopmedewerker toewijzen.
• Een opvolgmail inplannen.
• Klantgegevens bijwerken.
• Een sales sequentie activeren.

Dit kan meteen gebeuren. Maar je kunt bepaalde stapjes ook uitstellen (vertragen). Zo wacht je bijvoorbeeld 2 dagen met het versturen van een herinnering. Of zend je pas na 1 week een vervolgmail toe. Alle activiteiten die je instelt gebeuren zo dus automatisch én op het juiste moment. 

Zoals je in de bovenstaande afbeelding ziet bevat je workflow dus allerlei 'routes'. Deze routes zijn afhankelijk van de kenmerken en het gedrag van je contacten. Zo bewandelt een maakindustrie-contact bijvoorbeeld een ander pad dan iemand uit de zakelijke dienstverlening. En verschillen misschien de routes van personen uit verschillende regio's. Er zijn veel mogelijkheden om meerdere scenario's in één workflow onder te brengen.

Voor welke processen gebruik je de workflows van HubSpot?

Workflow Automatisering is een belangrijk onderdeel van HubSpot’s CRM-software. Je gebruikt het om je marketing, sales, service en operationele processen te stroomlijnen. Om je een idee geven vind je hieronder 3 voorbeelden:

Voorbeeld 1: Contact-gebaseerde workflows

Voor contact-gebaseerde workflows gebruik je de gegevens van de contactpersonen in je CRM-database. Zo’n workflow wordt bijvoorbeeld actief als iemand een websiteformulier invult. Als een contact in een nieuwe fase van de levenscyclus terecht komt. Of op een bepaalde lijst staat. Deze workflows gebruik je voor lead nurturing campagnes en lead scoring.

Voorbeeld 2: Deal-gebaseerde workflows

Deal-gebaseerde workflows gebruik je voor de deals in je verkooppijplijn. Bijvoorbeeld als:

• Een deal in een nieuwe dealfase terecht komt. Bijvoorbeeld van 'offerte gemaakt' naar ‘offerte gestuurd’. Of van 'onderhandeling.' naar 'gewonnen'.
• Een dealwaarde boven een bepaald bedrag is.
• Er een bepaalde activiteit op een deal is. Bijvoorbeeld na 7 dagen geen contact. Of een bezoekje aan de prijzenpagina op je website. 

Met deze workflows leid je allerlei salesactiviteiten in goede banen. 

Voorbeeld 3: Ticket-gebaseerde workflows
Ticket-gebaseerde workflows zijn ontworpen om je service processen te verbeteren. Hiermee wijs je bijvoorbeeld tickets aan medewerkers toe. Monitor je hoe lang je tickets openstaan. En reageer je efficiënter op de feedback van klanten. Deze workflows zijn belangrijk voor je klanttevredenheid en SLA’s (Service Level Agreements).

En zo heb je nog veel meer opties. Van het verrijken en opschonen van de data op je CRM-records. Tot het monitoren van aflopende abonnementen en de ondertekening van je offertes. Je maakt er complexe berekeningen mee. En je past je workflows zelfs op gekoppelde systemen toe. Er is ontzettend veel mogelijk als je jouw triggers, voorwaarden en acties maar slim combineert. 

Meer over Workflow Automatisering in HubSpot weten? Bekijk onze ultieme HubSpot CRM demo video. Of plan hieronder een vrijblijvende afspraak in mijn agenda om de mogelijkheden live te zien. Ik denk graag mee met de beste workflow oplossingen voor jouw organisatie.