Je data in HubSpot importeren: wel of niet zelf doen?

Stap je van je oude CRM-systeem over naar HubSpot? Neem je eindelijk afscheid van je klantenregistratie in Excel? Of werken al die gele post-its aan je beeldscherm niet meer zo goed? Dan wil je natuurlijk graag, dat HubSpot jouw klantdata gelijk goed overneemt.

Zelf je data in HubSpot importeren: is dat verstandig? In dit artikel vertel ik je waarom je meestal beter een CRM-expert kunt inschakelen. De volgende onderwerpen komen aan bod:

➜ Je data in HubSpot importeren – start met een goede voorbereiding.
➜ Hoe ziet schone data eruit?
➜ Wel of niet zelf jouw data in HubSpot importeren?

Je data in HubSpot importeren – start met een goede voorbereiding

Ken je de uitdrukking: ‘Ik zie door de bomen het bos niet meer’? Dat is precies wat er gebeurt als jouw data-import ‘mislukt’. Door een niet goed uitgevoerde data-import is jouw CRM-systeem eigenlijk onbruikbaar. Je ziet contacten en verkoopkansen over het hoofd. Of nog erger: jouw data komt helemaal verkeerd in je CRM-systeem te staan.

Verkeerde gegevens
Stel je voor dat je jouw bestaande data door de import beschadigt. En dat je bijvoorbeeld de verkeerde gegevens bij de verkeerde persoon neerzet. Zoals het e-mailadres van Jantje bij Pietje. En het woonadres van Klaasje erbij. Diepe ellende! De cijfers op je dashboards kloppen van geen kanten. En je hebt geen goede basis voor je marketing-, sales- en serviceactiviteiten.

Een goede voorbereiding is het halve werk
Weet je dat slechte data bedrijven wereldwijd zo’n 3 biljoen dollar per jaar kost? Er is zelfs onderzocht dat deze bedrijven hierdoor zo’n 10% à 25% van hun omzet mislopen. Dat wil je natuurlijk te allen tijde voorkomen! Op zich is het niet moeilijk om je data in HubSpot te importeren. Maar het is wel belangrijk dat je de data-import goed voorbereidt.

Zo is het heel erg belangrijk, dat je jouw data vooraf opschoont. Maar die stap wordt wel vaak vergeten. De data in jouw CRM-systeem is de basis van je gehele bedrijfsvoering. Jouw rapportages helpen je om de juiste strategische beslissingen te nemen. Hoe kun je goed inspelen op ontwikkelingen als je data vervuild is?

Daarnaast moet je import-bestand kloppen. En alle velden in je CRM-systeem moeten goed staan. Bereid jouw data-import daarom goed voor. Zorg voor schone data. En schakel de hulp van een HubSpot-expert in als de import wat complexer is!

Hoe ziet schone data eruit?

Voor een import maak je een importbestand met een duidelijke indeling. De gegevens hierin moeten overeenkomen met je recordinformatie (objecten en eigenschappen) in HubSpot. Zorg hierbij dat de opmaak van je gegevens van je importbestand overal hetzelfde is. Dit is nodig om makkelijk iets in je database te vinden. Denk hierbij aan:

• Hoofdletters en kleine letters
• Telefoonnummers
• Adresgegevens
• E-mailadressen
• Functies van contactpersonen
• Branche: hoe categoriseer je soorten bedrijven?
• Overbodige tekens. Vaak komen die in je CRM-systeem te staan door coderingsproblemen. Bijvoorbeeld bij het opslaan, importeren en exporteren van data.
• Spaties
• Koppelingen van zakelijke contacten & bedrijven (bij B2B)
• Dubbele gegevens. Bij de import voegt HubSpot dubbele contacten en bedrijven zoveel mogelijk voor je samen. Het CRM-systeem doet dit aan de hand van e-mailadressen en de website.

Ik illustreer dit ook even met een voorbeeld. Stel dat je een directeur opneemt in je CRM-systeem. Dan zijn er verschillende functietitels mogelijk. Bijvoorbeeld: directeur, CEO en Chief Executive Officer. Gebruik je alle drie deze functies door elkaar? Of zit er een spatie teveel tussen ‘Chief  Executive Officer’? Dan wordt het lastig filteren!

TIP: De HubSpot Operations Hub helpt je om dit soort foutjes automatisch te corrigeren.

Tenslotte loop je natuurlijk ook al je contacten nog eens na! Moeten ze allemaal in je (nieuwe) CRM-systeem komen te staan? Kloppen de gegevens nog? Zijn de gegevens nog bruikbaar? Heeft het nog zin om de gegevens te bewaren?

E-mailproviders ‘straffen’ je bijvoorbeeld als je contacten mailt, die niet bij jouw bedrijf ‘betrokken’ zijn. Dat is het geval als ze jouw e-mails nooit openen. Ook je e-mails naar andere contacten belanden dan sneller in de spamboks! Het is daarom verstandig om hier ook na de import op te blijven letten.

Wel of niet zelf jouw data in HubSpot importeren?

Er kan veel misgaan bij het zelf importeren van data. De data in je CRM-systeem wordt dan zogezegd een zooitje. En zie het dan maar weer eens op te lossen.

Heb je geen ervaring met data importeren in HubSpot? Dan adviseren wij altijd om je data-import uit te besteden. Een HubSpot-expert zoals Systony weet namelijk precies wat er mis kan gaan. Hoe je fouten voorkomt. En hoe je een probleem oplost als er toch iets misgaat. Zonder dat dit gevolgen heeft voor jouw kostbare data! Er is best veel waar je aan moet denken.

Heb je wel ervaring met data-imports, maar niet met HubSpot? Zelfs dan kan een data-import complex zijn! Start je met een nieuwe (schone) HubSpot-omgeving? Weet je zeker dat alle velden goed staan en dat jouw data-bestand klopt? Dan kun je de data-import voor het object ‘contacten’ misschien zelf. Twijfel je? Besteed jouw data-import dan liever uit!

Regelen wij de HubSpot-implementatie voor je? Dan verzorgen wij daarbij jouw data-import (als we dit zo hebben afgesproken). We helpen je bij het ‘opschonen’ van je data. We zorgen ervoor, dat alle velden goed staan. En dat jouw waardevolle data op de juiste plek in HubSpot terecht komt. Zo weet je in ieder geval zeker dat je basis goed is!