Hoe pak je een datamigratie goed aan? Volg deze 8 stappen

Iedere organisatie heeft data. Meestal veel data. En die data is in de software waarmee je werkt opgeslagen. Denk bijvoorbeeld aan de mappen in de verkenner van je computer. En aan de klantinformatie die in je CRM-systeem of ERP-oplossing staat. 

Stel dat je naar een nieuw systeem wilt overstappen. Dan wil je deze gegevens soepel overzetten. Met een verkeerde aanpak kun je namelijk gegevens kwijtraken. Of een chaos van al je data creëren. 

Een goed voorbereide migratie voorkomt problemen met je data. En zorgt ervoor dat je meteen goed met je nieuwe software start. In dit artikel bespreek ik hoe je een datamigratie goed aanpakt. En welke uitdagingen je onderweg tegenkomt.

Wat is een datamigratie?

Een datamigratie is het proces waarbij je gegevens tussen systemen verplaatst. Van het ene softwareplatform naar het andere. Bijvoorbeeld als je bedrijf naar nieuwe CRM-software overstapt. Denk hierbij aan:

• Contactgegevens
• Interactiegeschiedenis
• Offertes
• Bestellingen

Het doel is om alle belangrijke informatie correct en volledig over te zetten. Zodat je nieuwe systeem gelijk goed werkt.

De grootste uitdagingen bij een datamigratie

Datamigratie is meer dan simpelweg gegevens verplaatsen. Verschillende databasestructuren, onvolledige gegevens en integratieproblemen maken het proces complex. Dit zijn de meest voorkomende valkuilen:

• Dataverlies en foutieve data-integratie. Bij het overzetten van data is er altijd een risico dat je data verliest. Bijvoorbeeld doordat de datavelden niet goed zijn ingericht.
  
  
• Organisaties gebruiken vaak verschillende systemen. Die allemaal hun eigen datastructuur hebben. Voeg je de gegevens bij je datamigratie in 1 systeem samen? Dan moet je de gegevens correct samenvoegen. Uiteraard kan daar makkelijk iets bij misgaan. 
  
  
• Is een datamigratie niet goed getimed? Dan kan het je bedrijfsprocessen verstoren of zelfs stil leggen. Vooral real-time systemen zoals e-commerceplatforms, financiële diensten en logistieke systemen zijn kwetsbaar.

Een datamigratie lijkt simpel. Maar in werkelijkheid is het een complex en spannend proces. Zo moet je de gegevens opschonen. Correct aanpassen. En zorgen dat ze zonder fouten naar de juiste velden worden overgezet.

Fouten zijn erg vervelend. Daarbij loop je namelijk het risico om gegevens kwijt te raken. Of dat er fouten in je rapportages ontstaan. Een grondige voorbereiding is daarom erg belangrijk. 

Stappenplan voor een succesvolle datamigratie

Een gestructureerde aanpak zorgt voor een vloeiende migratie. De volgende 8 stappen zijn daarbij erg belangrijk:

Stap 1: Data-analyse & voorbereiding

Eerst maak je inzichtelijk welke data je precies hebt en hoe die gestructureerd is. Je beoordeelt de kwaliteit ervan. En identificeert inconsistenties, verouderde records en ontbrekende gegevens. Vervuilde gegevens schoon je netjes op. En ontbrekende gegevens vul je zoveel mogelijk aan. Zodat je alleen bruikbare informatie migreert.

Stap 2: Migratieplan 

In je migratieplan bepaal je hoe je jouw datamigratie aanpakt. Stel dat je nu met een ander CRM-systeem werkt. Waarin de informatie op een bepaalde manier is opgeslagen. Denk bijvoorbeeld aan namen en adresgegevens. En dat je deze gegevens in je nieuwe CRM-database op een andere manier wilt vastleggen. Dan leg je dit in je migratieplan vast.

Andere dingen die je in je migratieplan opneemt, zijn:

• Welke uitdagingen er bij de datamigratie kunnen zijn.
• Hoe de tijdsplanning van de datamigratie eruit ziet.
• Hoe je over de datamigratie gaat communiceren.
• Wat je doet als er tijdens de datamigratie iets misgaat.
• Wie er bij de datamigratie betrokken zijn.

Stap 3: Voorbereiding

Het is nu tijd om je data voor te bereiden. Hierbij haal je de data uit je huidige systeem. Om die daarna op de juiste manier in je nieuwe software op te slaan. Bijvoorbeeld via een Excel-file of een API. 

Zet je data uit verschillende systemen over? Bijvoorbeeld van CRM-software en een ERP-systeem. Dan kan er ook nog eens overlappende data zijn, die je slim moet samenvoegen. 

👉 TIP: Zorg voor een back-up voor het geval er iets misgaat bij de datamigratie.

Stap 4: Migratiemethode

Je kunt je data op verschillende manieren overzetten. Bijvoorbeeld met een handmatige import of geautomatiseerd via API's. Sommige softwarepakketten hebben er handige tools voor. Zo lees je met HubSpot's geïntegreerde importtool eenvoudig data in. Daarnaast zijn er in de App Marketplace veel apps om data makkelijk over te dragen. Bijvoorbeeld van Salesforce, Pipedrive en Zoho CRM.

Stap 5: Testmigratie 

Hoe goed je jouw datamigratie ook voorbereidt. Er kan altijd iets misgaan. Daarom start je altijd met een kleine dataset. Waarna je controleert of je nieuwe software de data overal goed overneemt. Ontstaan er problemen? Dan los je die natuurlijk eerst op voordat je verder gaat.

Stap 6: Validatie & optimalisatie

Dit is nog een controlestap om te checken of alles goed gaat. Je wilt namelijk ook weten of alle koppelingen die je geconfigureerd hebt goed werken. Kloppen je rapportages en lijsten bijvoorbeeld? En nemen gekoppelde softwaretools de data ook goed over? Indien nodig optimaliseer je de software om de output te verbeteren. 

Stap 7: Migratie 

Zijn alle bugs eruit en weet je zeker dat de datamigratie goed gaat? Dan is het eindelijk tijd voor het échte werk. Uiteraard blijf je ondertussen monitoren of alles goed gaat. Ook al is je datamigratie grondig voorbereid: er kunnen altijd fouten ontstaan. Hoe eerder je die fikst hoe beter.

👉 TIP: Kies een slim moment met een minimale impact op je bedrijfsvoering. Bijvoorbeeld vlak voor het weekend of op een rustige dag. 

Stap 8: Controle
Je beëindigt het migratieproces met een laatste controlestap. Waarin je controleert of de datamigratie echt helemaal goed gegaan is. Hierbij vergelijk je de oude en nieuwe data. Het systeem kan live als je tevreden bent met het resultaat.

👉 TIP: Zorg dat de kwaliteit van je data hoog blijft. Maak afspraken over het invoeren van data. Train je gebruikers. En bewaak je datakwaliteit met automatische (AI-aangedreven) validatietools. Artificial Intelligence herkent bijvoorbeeld afwijkende en dubbele informatie in je software. 

Voorkom dataproblemen met een doordachte aanpak

Een datamigratie is een spannend proces, want er kan van alles misgaan. Een grondige voorbereiding en een gestructureerde aanpak zijn daarom ontzettend belangrijk. 

Wil je jouw gegevens zo vloeiend mogelijk naar HubSpot migreren? Dan helpen wij je graag om soepel over te stappen. Plan gerust een kennismakingsgesprek in onze agenda. 

Ben je benieuwd hoe onze klanten het migratieproces ervaren hebben? Bekijk dan onze case studies hieronder.