Hoe je klantdata in je CRM-systeem makkelijk opschoont en onderhoudt

Heb je last van vervuilde klantdata in je CRM-systeem? Dan ben je niet de enige! Veel organisaties hebben last van dubbele, verouderde en incomplete klantgegevens. Maar het is wel verstandig om het probleem aan te pakken. Vervuilde CRM-data veroorzaakt namelijk:

• Fouten in rapportages.
• Problemen met processen.
• Frustraties bij medewerkers.

Met de juiste aanpak en tools schoon je jouw waardevolle klantdata eenvoudig op. En houd je jouw gegevens vervolgens ook makkelijk up-to-date. In dit blog leg ik je uit hoe je dit doet. Uiteraard komen de mogelijkheden van HubSpot daarbij aan bod.

Waarom is up-to-date klantdata belangrijk?

Met schone en betrouwbare klantdata:

• Neem je snel goede weloverwogen data-gedreven beslissingen.
• Werk je snel en efficiënt. Je verspilt géén tijd aan het corrigeren van fouten.
• Bedien je klanten optimaal met actuele en nauwkeurige gegevens. Waarmee je ze een gepersonaliseerde ervaring biedt.

Kortom: schone data in je software helpt je om tijd en geld te besparen. Terwijl het de klanttevredenheid van je organisatie verhoogt. 

Je klantdata efficiënt opschonen 

Veel bedrijven kampen met vervuilde klantdata. Ook al weten ze dondersgoed dat schone klantdata superbelangrijk is. Alleen weten ze vaak niet goed hoe ze het probleem aan moeten pakken. Toch hoeft het niet moeilijk te zijn. Met de 4 stappen hieronder maak je jouw klantdata zo weer betrouwbaar.

Stap 1: Datacheck
Hoe groot is je dataprobleem? Dat moet je inzichtelijk hebben, voordat je jouw software kunt opschonen. Om deze reden begin je met een datacheck.

Stel dat je de klantdata van je CRM-software wilt opschonen. Dan onderzoek je bijvoorbeeld hoeveel dubbele records er van klanten zijn. Welke gegevens er verouderd zijn. En welke gegevens er ontbreken.

Met HubSpot maak je eenvoudig rapportages, waarmee je deze problemen identificeert. HubSpot’s Duplicate Managementtools helpen je bijvoorbeeld om snel dubbele records op te sporen.

Stap 2: Opschonen van je klantdata
Nu weet je waar de problemen zitten. Je kunt dan ook beginnen met het opschonen van je klantdata. Doe je dit allemaal handmatig? Dan is het misschien een ontzettend grote klus. Gelukkig kunnen veel softwarepakketten je ermee helpen.

Zo helpt HubSpot je bijvoorbeeld om geautomatiseerd dubbele gegevens te verwijderen. En om dubbele records snel voor je samen te voegen. Zelfs in bulk als je dat wilt. Zodat je voor iedere contactpersoon of bedrijf 1 compleet profiel overhoudt. 

Stap 3: Verouderde klantdata bijwerken
Staan er verouderde gegevens in je CRM-systeem? Dan is het nu tijd om die bij te werken. Daar zijn allerlei handige foefjes voor.

Verstuur bijvoorbeeld een e-mailcampagne, waarin je klanten om hulp vraagt. Zij kunnen hun gegevens dan bevestigen of gegevens aanvullen. Met geautomatiseerde workflows in HubSpot volg je de contactpersonen eenvoudig op.

Heb je vooral met zakelijke klanten te maken? Dan is het misschien slim om de klantgegevens in LinkedIn te checken. Bijvoorbeeld door de software met LinkedIn te integreren. Of door een extra tool daarvoor te koppelen.

Stap 4: Incomplete data aanvullen
Ontbreekt er bepaalde informatie in je software? Dan kan dat ontzettend irritant zijn. Bijvoorbeeld als je die informatie voor een goed klantbeeld nodig hebt.

HubSpot bevat verschillende tools om je data te verrijken. Zo vult Breeze Intelligence de data van je zakelijke websitebezoekers geautomatiseerd aan. Neemt Inbox Automation de gegevens van e-mailhandtekeningen geautomatiseerd over. En voegen HubSpot's dynamische formulieren ontbrekende informatie toe als de kans zich voordoet. 

👉 TIP: Misschien vind je deze artikelen interessant?
➜ Kom meer over je zakelijke leads te weten met gegevensverrijking.
➜ Datamanagement: zo kom je van verwaarloosde & versnipperde CRM-data af.
➜ Vul je relatiegegevens in je CRM-systeem aan met Inbox Automation.

Je schone klantdata onderhouden

Eenmalig je klantdata opschonen is natuurlijk onvoldoende. Wil je echt profijt van je werk hebben? En je klantdata optimaal in blijven zetten? Dan moet je jouw klantgegevens goed onderhouden. Je hebt daar een structurele aanpak voor nodig:

• Definieer hoe bepaalde data moet worden ingevoerd. En stel daar validatieregels voor in. Zodat nieuwe data altijd aan de standaarden voldoet. Denk bijvoorbeeld aan namen en plaatsnamen met hoofdletters. En de manier waarop je functietitels en telefoonnummers wilt opslaan.
  
  
• Minimaliseer fouten door processen met workflows te automomatiseren. In HubSpot werk je zo bepaalde gegevens automatisch bij met specifieke triggers. Zoals een ingevuld formulier of een reactie op een sales sequentie.
  
  
• Controleer de datakwaliteit van je software regelmatig. In HubSpot stel je daar rapportages voor in. Die je waarschuwen als er vervuilde data in je CRM-software staat. Daarnaast is het slim om één medewerker aan te wijzen. Deze persoon voert periodieke controles uit en stuurt bij als dat nodig is.
  
  
• Werkt je organisatie met meerdere losstaande systemen? Zoals software voor  projectmanagement en e-mailmarketing. Dan is het handig als je deze systemen met elkaar integreert. Zodat je het complete plaatje in 1 centraal systeem inzichtelijk hebt. En de gegevens van deze softwaresystemen met elkaar uitwisselt. HubSpot is de perfecte databron, waarmee je de meeste systemen eenvoudig koppelt.
  
  
• Train je medewerkers en maak ze gezamenlijk verantwoordelijk voor de datakwaliteit. Iedereen moet weten hoe belangrijk schone data is. En hoe de klantinformatie correct ingevoerd en bijgehouden wordt. Met gebruikersrechten in HubSpot zorg je dat alleen bevoegde medewerkers data aan kunnen passen.
  

👉 TIP: Wil je deze blogs ook lezen?
➜ CRM Datamanagement: wat is het en waarom is het belangrijk?
➜ Waarom je bedrijf goed data management nodig heeft om te overleven.
➜ Met automatisering de datakwaliteit van je CRM-systeem verbeteren.

Wordt HubSpot jouw data-partner?

Vervuilde en incomplete klantdata is een vervelend probleem. Maar met HubSpot kom je er makkelijk vanaf. Zodat je efficiënter werkt. Betere beslissingen neemt. En je jouw klanten de ervaring biedt die ze verwachten. 

Wil je weten hoe HubSpot jouw organisatie met databeheer vooruit helpt? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee!