Hoe help je klanten sneller met AI? 7 Praktische tips

Werkt jouw klantenservice nog met losse inboxen, spreadsheets en allerlei handmatige processen? En wil je jouw klanten graag slimmer, sneller en consistenter helpen? Dan biedt AI je ontzettend veel kansen.

Hieronder ontdek je 7 concrete tips voor een moderne klantenservice. 

TIP 1: Centraliseer alle klantvragen op één plek

Snel helpen begint met overzicht. Komen er klantvragen via e-mail, chat, formulieren en social media binnen? Dan wil je niet schakelen tussen tools.

Daarom centraliseer je in HubSpot alle klantvragen automatisch in één workspace. Artificial Intelligence (AI) herkent, categoriseert en prioriteert de tickets. Zodat je direct weet waar je moet beginnen met het oppakken van klantvragen. Bovendien blijven alle openstaande issues netjes in beeld.

TIP 2: Gebruik AI-antwoordaanbevelingen voor je reacties

Veel klantvragen lijken op elkaar. Natuurlijk kun je die allemaal handmatig blijven beantwoorden. Maar AI kan je ook antwoordaanbevelingen doen op basis van:

• De klantvraag
• Eerdere tickets
• Informatie in je kennisbank

Je supportmedewerkers controleren daarna de informatie. Passen het antwoord aan als dat nodig is. En drukken razendsnel op de verzendknop. Een fantastische manier om de reactietijden te verkorten. De antwoorden zijn nog consistent ook.

TIP 3: Zet AI in voor selfservice (voordat er een ticket ontstaat)

Niet elke vraag hoeft (gelukkig!) bij je supportteam terecht te komen. Met AI help je jouw klanten namelijk sneller door:

• Relevante kennisbankartikelen voor te schotelen (de Knowledge Base Agent vult de hiaten in je kennisbank automatisch voor je aan).
• Veelgestelde vragen automatisch te beantwoorden met e-mail.
• Eenvoudige issues af te vangen met een AI-aangedreven chatbot.

Hoe beter je selfservice, hoe lager de druk op je supportteam. En hoe sneller je jouw klanten helpt. Dit betekent dus: minder tickets, snellere oplossingen en blijere klanten.

TIP 4: Laat AI je tickets automatisch routeren en prioriteren

AI ondersteunt je ook bij de juiste opvolging. Denk bijvoorbeeld aan het:

• Automatisch toewijzen van tickets aan teamleden. Bijvoorbeeld op basis van skills. 
• Prioriteren op basis van urgentie (handig om aan je SLA’s te voldoen!).
• Identificeren van de klanttaal en supportonderwerpen.

Zo komen klantvragen direct bij de juiste personen terecht. En je werkt ze sneller en in de juiste volgorde weg. 

TIP 5: Gebruik AI-samenvattingen voor snelle context

Is er een lange ticketgeschiedenis? Of staan er veel notities in het record van de klant? Dan is alle informatie handmatig doorspitten een tijdrovende bezigheid. Artificial Intelligence vat de gegevens automatisch voor je samen. Zodat je in één oogopslag ziet:

• Wat de vraag is.
• Wat al besproken is.
• Welke acties er nodig zijn.

Een klantvraag neem je zo veel makkelijker over. Superhandig bij overdracht en ziekte. En voor klanten die regelmatig contact met je bedrijf opnemen. In no time weet je namelijk precies wat de klantstatus is en wat er is besproken. 

Zelfs collega’s van andere afdelingen kunnen zo zelfstandig simpele servicevragen afhandelen. Of de informatie bij hun eigen werk betrekken. Mits de gegevens natuurlijk niet voor deze teamleden afgeschermd zijn. 

TIP 6: Automatiseer terugkerende serviceprocessen

Veel serviceprocessen zijn repeterend: ze komen steeds terug. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van bevestigingen en statusupdates. 

Met AI en automatisering laat je deze stappen automatisch verlopen. Bovendien kun je jouw communicatie automatisch personaliseren met je CRM-data. 

Kortom: hiermee maak je jouw service zonder extra handjes schaalbaar. Terwijl je communicatie bij je klanten toch persoonlijk overkomt.

TIP 7: Gebruik AI-inzichten om continu te verbeteren

Met slimme AI-analyses heb je razendsnel inzicht in:

• Welke vragen het vaakst voorkomen.
• Waar vertragingen in je serviceproces ontstaan.
• Welke processen je kunt verbeteren.

Zodat je jouw klanten steeds vloeiender en sneller helpt. Goed voor de schaalbaarheid van je supportafdeling én voor de klanttevredenheid. 

Sneller helpen begint met slimmer werken

In HubSpot’s Helpdesktool leg je de basis voor het optimaal bedienen van je klanten. Met zo min mogelijk handmatig werk, snelle responstijden en een geweldige klantbeleving. 

Ook je serviceteam versterken met AI? Laten we snel kennismaken. Dan laten we je zien hoe AI jouw klantenservice, customer success of supportteam vooruit helpt.