De fases van een IT-project en waar het mis kan gaan

Het implementeren van nieuwe software kost tijd, energie en geld. Van jouw IT-project wil je dan ook een succes maken. Helaas is het niet vanzelfsprekend dat het slaagt. Nog steeds mislukken IT-projecten regelmatig. 

Ga je slim met de risico’s in de verschillende fases van jouw IT-project om? Dan voorkom je dat jouw IT-project crasht. In dit artikel vertel ik je waar het mis kan gaan.

De oriëntatie fase van een IT-project

In de eerste fase van het IT-project vorm je een projectgroep. Deze projectgroep kiest uiteindelijk de nieuwe CRM-software uit.

Wat moet de softwareoplossing kunnen? Dat brengt de projectgroep in de oriëntatiefase in kaart. Vaak gaat het hier al direct mis. Het gevaar is namelijk dat projectteams teveel vanuit de huidige bedrijfsprocessen denken. En wat de huidige software kan.

Maar wat wil een organisatie met de software bereiken? Welke (bedrijfs)doelstellingen zijn er? En hoe gaat de software hierin bijdragen? Dat zou juist het uitgangspunt moeten zijn.

👉 TIP: Ben je op zoek naar nieuwe CRM-software? In ons blog 'Hoe selecteer je een nieuwe CRM leverancier?' vertellen we je hoe je dit aanpakt. Heb je behoefte aan uitgebreidere informatie. Download dan ons CRM Handboek.

De implementatie fase van een IT-project

Heeft het projectteam de deal voor een nieuwe softwareoplossing gesloten? Dan begint de implementatiefase. De software leverancier inventariseert hoe de werkomgeving van de software eruit moet zien.

Hiervoor gaat zij in gesprek met de medewerkers van jouw organisatie. De belangrijkste softwaregebruikers (key-users) spelen hierbij een grote rol. De softwareleverancier probeert om achter alle benodigde informatie te komen. De key-users leveren deze informatie aan.

Het is belangrijk, dat alle key-users op één lijn zitten. En natuurlijk ook dat zij volledige informatie aanleveren. Gebeurt dat niet? Dan bestaat het gevaar dat het systeem toch nog verkeerd wordt ingericht. En dat wil je juist voorkomen!

In de implementatie fase zorg je er daarom voor, dat het systeem bij jouw organisatie past. Met behulp van alle informatie maakt de softwareleverancier een softwareplan. Pas als dit helemaal klopt wordt de werkomgeving ingericht. 

👉 TIP: Ga je CRM-software installeren? Maak dan eerst een CRM-strategie. Dit helpt jou om de best passende CRM-software te kiezen! Wil je hier wat hulp bij? Met onze CRM checklist creëer je een handig overzicht met jouw CRM-behoeften. Andere softwaretrajecten pak je op een soortgelijke manier aan. 

De testfase fase van een IT-project

Tijdens het testen wordt zichtbaar hoe de omgeving is ingericht. En hoe de softwareleverancier de wensen vertaald heeft. In de testfase gaan de key-users zelf in de softwareomgeving aan de slag. Zij merken nu pas hoe het systeem echt werkt. En dit kan flink tegenvallen!

In de testfase treden vaak spanningen op. Voorkom dat jouw organisatie en de softwareleverancier dan tegenover elkaar komen te staan. De key-users hebben hun wensen aangegeven. De softwareleverancier heeft deze uitgevoerd. Maar de wensen en de werkelijkheid sluiten niet altijd goed op elkaar aan.

Blijf in gesprek met elkaar en probeer de punten samen op te lossen. Soms is de gerealiseerde oplossing toch wel een passende werkwijze. Maar is het gewoon een kwestie van wennen. Een nieuw systeem brengt altijd andere werkwijzen met zich mee. Een nieuw systeem hoort jouw organisatie te ondersteunen en te helpen groeien. En een nieuwe manier van werken hoort daar ook bij.

👉 TIP: De oprichting van een geschikt projectteam, het analyseren van de bedrijfsprocessen en verandermanagement. Dat zijn de 3 belangrijkste fases bij de voorbereiding van een CRM-implementatie. In ons E-book CRM Succesfactoren leggen we je uit hoe dit werkt.

Laat de boel niet escaleren

Laat de spanningen niet escaleren. Ga in gesprek met de softwareleverancier. Bespreek de mogelijke aanpassingen om de gebruikersacceptatie te vergroten. Sta hierbij open voor het advies van de softwareleverancier. Zij kent het systeem immers van binnen en van buiten. Door bepaalde aanpassingen werkt een IT-systeem misschien minder soepel. Of misschien ontstaan daardoor in de toekomst problemen bij updates.

Past (de inrichting van) het IT-systeem onvoldoende bij jouw organisatie? Wordt de situatie niet naar tevredenheid opgelost? En wordt de livegang (steeds) uitgesteld? Dan kunnen medewerkers gedemotiveerd raken. Kortom, ook dat wil je voorkomen!

👉 TIP: Houd altijd in gedachten: ‘Hoe kan het IT-systeem mijn organisatie vooruit helpen?’. En: 'Wat is het doel van de implementatie van het nieuwe IT-systeem?'.  

Conclusie

Communicatie is de sleutel tot succes. Communiceer intern wat je met het nieuwe IT-systeem wilt bereiken. Formuleer doelstellingen. Laat je key-users goed inventariseren welke functionaliteiten het IT-systeem moet hebben.

Voor een softwareleverancier is het belangrijk om goed inzicht te krijgen. Geven de key-users duidelijk aan wat jouw organisatie wil? Dan wordt de software beter afgestemd.  

Blijf ook gedurende het gehele proces met alle betrokken partijen communiceren. Zie je dat het fout gaat? Dan ben je al te laat! Dan is het herstellen van fouten nog het enige wat je kunt doen. Het voorkomen van dit soort situaties is natuurlijk veel beter.

Maak het (snel) bespreekbaar als je over iets niet helemaal tevreden bent. Dit voorkomt dat spanningen oplopen!

Vond je dit artikel nuttig? Misschien vind je deze artikelen dan ook interessant?

➜ Organiseer jouw bedrijf als een kudde paarden en alles loopt gesmeerd.
➜ Effectief een organisatie leiden, hoe doe je dat?
➜ Angst om van CRM over te stappen? Onnodig!
➜ Klantgericht ondernemen met het juiste CRM.
➜ Jouw CRM als oplossing voor interne communicatie knelpunten.
➜ Ontdek HubSpot: beste schaalbare all-in-1 CRM software voor het MKB.
➜ Je interne processen optimaliseren met allround IT oplossing.