Slim vergaderen met HubSpot AI: zo win je pas tijd!

Soms duurt het lang voordat een vergadering eindelijk gepland is. Wanneer jij kan is de ander niet beschikbaar en vice versa. Daardoor verzand je in eindeloos heen en weer mailen. Om toch dat ene geschikte tijdstip maar te vinden. En dan moet de échte uitdaging nog beginnen: voorbereiden, notities uitwerken en goed opvolgen.

Gelukkig kan dit allemaal slimmer met HubSpot’s AI-aangedreven vergadertool. Waarmee je in een handomdraai afspraken plant, voorbereidt, notuleert én opvolgt. 

Wat is HubSpot’s Meetingtool? 

De Meetingtool van HubSpot is een slimme planningstool, waarmee je jouw afspraken efficiënt organiseert. Bijvoorbeeld met collega’s, prospects en klanten. Je koppelt je Google- of Outlookagenda en laat mensen zelf een geschikt tijdstip boeken. Bijvoorbeeld met een gedeelde link in je e-mail of via je website.

Dankzij de round robin-functie verdeel je binnenkomende afspraken evenredig over je team. Ook plan je gemakkelijk vergaderingen met meerdere collega's tegelijk in. HubSpot houdt namelijk automatisch rekening met alle gekoppelde agenda’s. Daarbij kun je van alles zelf instellen. Zoals bijvoorbeeld wanneer je beschikbaar voor afspraken bent. Het is zelfs mogelijk om afspraken voor je collega's te plannen.

Plan je zelf een afspraak in? Dan doe je dit rechtstreeks vanuit je contact-, bedrijfs-, deal- en ticketrecords. Of je sales workspace natuurlijk; de werkruimte van waaruit je al je salesactiviteiten uitvoert. HubSpot verstuurt de vergaderuitnodigingen en -herinneringen met de vergaderlink daarna automatisch naar de deelnemers toe. 

De vergaderplanner is aan je CRM-database verbonden. Zodat alle afspraken gelijk netjes in de bijbehorende CRM-records komen te staan. Wil je over je afspraken rapporteren? Dan is het handig om je afspraken te categoriseren. Denk bijvoorbeeld aan demo calls, onboarding afspraken en evaluatiegesprekken.
 
👉 TIP: Laat je jouw salescalls met Conversation Intelligence analyseren? Dan ontdek je trends en terugkerende vragen. Die je bijvoorbeeld voor je marketing kunt gebruiken.

Hoe bereid je jouw afspraken snel voor met AI?

Vroeger moest je zelf alle voorbereidingen voor je vergaderingen treffen. Nu doet de AI Meeting Assistant het meeste werk voor je:

• Context verzamelen: Artificial Intelligence (AI) haalt alle relevante informatie uit je CRM-records. Denk bijvoorbeeld aan notities en recente e-mailwisselingen.
  
  
• Agenda opstellen: voor iedere afspraak maakt de AI-tool een overzicht met je belangrijkste gespreksonderwerpen.
  
  
• Voorbereidingstips: HubSpot suggereert gesprekspunten op basis van gedragssignalen. Hierbij kijkt AI bijvoorbeeld naar de websitepagina’s, die een prospect bezocht heeft. En naar welke content er gedownload is.
  
  
• Samenvattingen van eerdere meetings: AI zet de highlights overzichtelijk voor je op een rij.

Stel: je hebt een demo-afspraak. Je prospect heeft je prijzenpagina al 3 keer bekeken. En heeft onlangs ook een whitepaper van je website gedownload. AI maakt deze informatie snel inzichtelijk voor je. Zodat je binnen een paar seconden weet waar je het tijdens de meeting over moet hebben!

Hoe maak je automatische notities tijdens je online gesprekken?

Tijdens vergaderingen wordt er vaak van alles besproken. Maak je geen duidelijke notities van de belangrijkste gesprekspunten? Dan vergeet je misschien belangrijke informatie en afspraken. Dat wil je natuurlijk te allen tijde voorkomen.

De Meeting Notetaker is een handig AI-maatje, die met je Google Meet, Microsoft Teams en Zoom gesprekken meeluistert. En daarbij automatisch notities van de belangrijkste vergaderpunten voor je maakt. 

De AI-notulist herkent actiepunten, zoals ‘Ik stuur je morgen de offerte’ en ‘We plannen een vervolggesprek in’. En koppelt deze actiepunten direct aan de juiste contactpersonen in je CRM-database. In HubSpot zie je vervolgens welke records er gekoppeld zijn.

Hoe volg je jouw vergaderingen slim op?

Ook met de opvolging van je vergaderingen helpt HubSpot AI je. Zo krijg je automatisch gesprekssamenvattingen van je meetings. Compleet met de belangrijkste besproken punten en gemaakte afspraken.

Wil je zo’n gesprekssamenvatting naar je klant sturen of intern delen? Dan is dat zo gepiept. Bovendien beveelt de Prospecting Agent je allerlei vervolgstappen aan. Denk bijvoorbeeld aan te plegen telefoontjes en te versturen e-mails. En de beste tijdstippen daarvoor.

Heb je jouw afspraken gecategoriseerd? Dan zie je in je rapportages welke afspraken de meeste nieuwe klanten opleveren. Zo ontdek je bijvoorbeeld wat beter werkt: een online product demo of eentje op locatie. En of je meer met lange of korte gesprekken bereikt. 

👉 TIP: Wil je jouw opvolge-mails met AI opstellen én in detail op de afspraak-context ingaan? Gebruik HubSpot’s Content en Personalisatie Agents!

Ook slimmer vergaderen met AI?

Met AI kost afspraken inplannen, voorbereiden en opvolgen weinig moeite. Alles wat besproken is wordt automatisch aan je CRM-systeem toegevoegd. Zodat je meer tijd en aandacht voor je (toekomstige) klanten hebt. 

Zien hoe makkelijk het gaat? Plan hieronder een afspraak in mijn agenda! Dan maak je gelijk al kennis met de vergadertool. Ik vertel je daarna graag hoe alles aan de achterkant werkt.