RFP-aanvragen snel invullen? Ontdek HubSpot’s RFP Agent

Moet je een belangrijke investering doen? Bijvoorbeeld voor nieuwe software of een nieuwe samenwerking. Dan is een RFP (Request for Proposal) een handig hulpmiddel om leveranciers te vergelijken. 

Voor de ontvangende partij is een RFP invullen alleen best wat gedoe. Er zijn veel vragen om te beantwoorden. Daarnaast moet je laten zien dat je de juiste expertise in huis hebt. En dat je de beste oplossing biedt. Je moet dus heel specifiek op de problematiek van de RFP-aanvrager ingaan. Iedere RFP ziet er bovendien anders uit.

Met HubSpot’s RFP Agent vul je jouw RFP-aanvragen voortaan automatisch in met AI. Hieronder leg ik je uit wat een RFP precies is en wat de AI Agent voor je doet.

Wat is een RFP precies en wat staat erin?

Een RFP (Request for Proposal) is een overzichtelijk document, waarmee je om specifieke informatie vraagt. Zodat je de producten en/of diensten van leveranciers of samenwerkingspartners makkelijker met elkaar vergelijkt. De inhoud verschilt van bedrijf tot bedrijf. Maar deze onderwerpen staan er eigenlijk altijd wel in:

• Een korte beschrijving van het RFP-aanvragende bedrijf. Inclusief de producten en/of diensten die het bedrijf levert. 
  
  
• Het doel van de aanvraag. Bijvoorbeeld groei versnellen, processen verbeteren en/ of een specifiek probleem oplossen.
  
  
• Omschrijving van de opdracht. Wat is er precies nodig?
  
  
• Eisen en wensen. Wat moet een leverancier of product minimaal kunnen? En wat is ‘nice to have’? Denk bijvoorbeeld aan de technische vereisten van nieuwe CRM-software. 
  
  
• Planning en deadlines. Wanneer moet een implementatietraject bijvoorbeeld starten? En wanneer moet het afgerond zijn?
  
  
• Wat het project mag kosten.
  
  
• Op welke gronden de RFP-aanvrager een leverancier selecteert. Denk bijvoorbeeld aan de prijs, kwaliteit, ervaring en aanpak. 

De leveranciers waarbij je de aanvraag indient, beantwoorden de vragen op dezelfde manier. Zodat je makkelijker beoordeelt wie of wat het beste bij je organisatie past. 

Wat doet HubSpot’s RFP Agent voor je?

HubSpot’s RFP Agent vult je ontvangen RFP-verzoeken automatisch voor je in. Hiervoor gebruikt de AI Agent onder andere de informatie van:

• Andere RFP’s die je al eens ingevuld hebt. 
• Kennisbankartikelen op je website.
• Documenten die je aan de RFP Agent koppelt. 

De output hoef je daarna zelf alleen nog een beetje te finetunen.

Je weet: hoe sneller je reageert hoe eerder je op de shortlist staat! Dus dit is een handige AI-collega voor organisaties die veel met RFP’s te maken hebben. Zoals bijvoorbeeld softwareleveranciers en marketing agencies.

👉 TIP: Voordat je de RFP verstuurt, controleer je de output natuurlijk nog wel even. Artificial Intelligence kan namelijk best fouten maken.

 👉 TIP: Misschien wil je deze artikelen ook lezen:
➜ Hoe veilig is mijn data met HubSpot AI?
➜ Hoe selecteer je een nieuwe CRM leverancier?
➜ Hoe selecteer je CRM-software die bij je bedrijfsbehoeften past?
➜ Waarom neem je systeemintegraties in je RFP mee?
➜ Hoe maak je een teamstructuur voor je RFP?

Hoe werkt de RFP Agent van HubSpot?

Via HubSpot’s Breeze Marketplace voeg je de RFP Agent eerst aan je HubSpot-portaal toe. Daarbij geef je jouw nieuwe AI-collega wat extra instructies, kennis en tools mee. Je kunt zelfs een vast RFP-sjabloon toevoegen als je dat wilt. Alle extra input gebruikt de AI Agent automatisch bij iedere RFP-aanvraag. 

Zodra je een nieuw RFP-verzoek ontvangt, geef je die aan de AI Agent. Die het RFP-verzoek daarna automatisch voor je invult. Hierbij hergebruikt de AI Agent de (goedgekeurde) content, die je al eerder hebt gemaakt. Ben je tevreden over het resultaat? Dan mail je de ingevulde RFP als PDF naar de aanvrager.

👉 TIP: Om de RFP Agent te gebruiken, heb je HubSpot Credits nodig. Informatie daarover vind je in dit artikel: Wat kosten HubSpot Credits? Uitleg van prijzen en verbruik.

Je RFP-aanvragen ook sneller invullen en terugsturen?

RFP’s horen bij sales. Maar ze hoeven niet je tijd op te slokken. Met HubSpot’s RFP Agent automatiseer je het grootste gedeelte van het invulwerk. Zodat je jouw RFP-verzoeken voortaan veel sneller beantwoordt. 

Benieuwd hoe je deze AI Agent slim gebruikt in jouw HubSpot-omgeving? Plan een vrijblijvende afspraak met ons in. We laten je graag zien hoe je (veel) RFP-tijd bespaart.