Wat is het beste CRM-systeem voor mijn bedrijf? Hier moet je op letten

Een goed CRM-systeem helpt je bedrijf om te groeien. Je houdt je klantgegevens er overzichtelijk in bij. En je volgt je leads er goed mee op. Maar hoe kies je de juiste CRM-software voor je onderneming? Elk bedrijf heeft andere behoeften.

In dit blog lees je waar je bij je keuze op moet letten. Zodat je makkelijker bepaalt wat het beste CRM-systeem voor jouw bedrijf is. Daarbij passeren enkele populaire CRM-systemen de revue.

Waarvoor gebruik je een CRM-systeem?

Eerst even terug naar de basis. Een CRM-systeem is software waar je jouw klantgegevens, contactmomenten en verkoopkansen in bijhoudt. Waardoor je meer overzicht krijgt en efficiënter kunt communiceren. 

Zet je het effectief voor je verkoopproces in? Dan ga je jouw klanten beter begrijpen. En helpt de software je om je relaties te versterken. Bijvoorbeeld met slimme data-gedreven marketingcampagnes.

Houd je alle gegevens daarentegen zonder passende CRM-software bij? Dan raken je gegevens algauw versnipperd. En daardoor is het lastiger om al je verkoopkansen goed en effectief op te volgen.

Waar let je op bij het kiezen van CRM-software?

Zo op het eerste gezicht lijken veel CRM-systemen misschien op elkaar. Maar er zijn wel degelijk belangrijke verschillen waar je op moet letten. Dit zijn de 7 belangrijkste:

Verschil 1: Gebruiksvriendelijkheid

Een CRM-systeem moet je makkelijk kunnen gebruiken. Anders gaat dit namelijk ten koste van de gebruikersadoptie. Een ingewikkeld systeem kost veel tijd en frustratie.

Kies daarom voor een CRM-platform met een overzichtelijke interface en een logische navigatie. En test verschillende softwarepakketten uit voordat je een keuze maakt.

Software experts kunnen je product demonstraties geven. Vaak zijn er ook probeerversies beschikbaar waar je zelf lekker mee kunt puzzelen.

Verschil 2: Schaalbaarheid

Je bedrijf groeit en je CRM-systeem moet meegroeien. Kies daarom schaalbare CRM-software, waarvan je de functionaliteiten makkelijk uitbreidt. Zo voorkom je dat je snel naar een ander CRM-platform moet overstappen.

Verschil 3: Integraties met andere software

Niet ieder CRM-systeem koppel je even makkelijk met externe softwarepakketten. Zoals e-mailsoftware, boekhoudsoftware, ERP-software en websites. Maar systeemintegraties kunnen je bedrijf ontzettend veel voordelen bieden. Zoals:

• Een centraal klantbeeld waardoor je jouw klanten beter bedient. En je teams makkelijker kunnen samenwerken. Dit heeft een positief effect op je klanttevredenheid.
• Betere strategische besluitvorming door gecombineerde rapportages.
• Automatische gegevensuitwisseling: data voer je nog maar 1 keer (geautomatiseerd) in. Je klantgegevens blijven hierdoor makkelijker actueel en correct. 

Het is slim om hier rekening mee te houden. Ook als je bedrijf nu nog geen behoefte aan software integraties heeft.

Verschil 4: Kosten

CRM-systemen hebben verschillende prijsmodellen. Sommige CRM-pakketten zijn zelfs gratis. Met zeer beperkte functies, dat wel. Andere CRM-systemen bevatten veel functionaliteiten, maar kosten honderden euro’s per maand.

Bepaal welke functies je bedrijf echt nodig heeft en vergelijk de kosten. Let daarbij op de verborgen kosten. Bijvoorbeeld voor extra CRM-gebruikers en geavanceerde CRM-functies. En onderzoek met welke kosten je te maken krijgt als je functionaliteiten wilt uitbreiden.

Verschil 5: Automatisering en rapportages

Een goed CRM-systeem helpt je om tijd te besparen. Zo automatiseer je bijvoorbeeld e-mails, taken en follow-ups. Je real-time rapportages geven je vervolgens inzicht in verkoopcijfers en klantgedrag. Waardoor je betere beslissingen neemt.

Verschil 6: Beveiliging en privacy

Klantgegevens zijn waardevol. Je wilt géén risico lopen dat daar iets mee misgaat. Kies daarom een CRM-systeem dat goed beveiligd is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan dataversleuteling, tweestapsverificatie (2FA), Single-Sign-On (SSO) en naleving van de AVG-wetgeving.

Verschil 7: Mobiele toegankelijkheid

Veel medewerkers werken vanuit huis en/of zijn regelmatig onderweg. En dan is het fijn als je over een goede mobiele app beschikt. Waarmee je bijvoorbeeld snel klantgegevens bekijkt, leads opvolgt, taken toewijst en gegevens logt. 

Zo voeren verkopers bijvoorbeeld direct na een klantbezoek informatie in. Klantenservice medewerkers reageren snel op vragen. Ook buiten kantooruren. En managers krijgen real-time inzicht in de prestaties  van hun teams. Vergelijk de mobiele mogelijkheden dus bij je zoektocht.

5 Populaire CRM-systemen 

Over de top 5 populairste CRM-systemen in Nederland heb ik onlangs een blog geschreven. Dat zijn Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Zoho CRM, Pipedrive en HubSpot. Wil je deze CRM-systemen diepgaand met elkaar vergelijken? Dan raad ik je aan om dat artikel te lezen. Hieronder ga ik alleen kort op de CRM-pakketten in. 

• Salesforce is een krachtige oplossing voor grote bedrijven. Maar wel vrij moeilijk in gebruik en ook best prijzig. Het biedt uitgebreide aanpassingsmogelijkheden en automatiseringsfuncties. 
  
  
• Microsoft Dynamics 365 is ideaal voor bedrijven die al met Microsoft werken. Het integreert goed met andere Microsoft-tools zoals Outlook en Teams. Daarnaast biedt het veel maatwerkmogelijkheden. Maar ook dit pakket is vrij complex en vraagt om een hoge investering.
  
  
• Zoho CRM is flexibel, gebruiksvriendelijk en betaalbaar. Het heeft veel mogelijkheden voor integraties en automatisering. Maar de mogelijkheden zijn beperkter dan bij Salesforce, Microsoft Dynamics 365 en HubSpot. 
  
  
• Pipedrive richt zich op verkoopteams. Het biedt een eenvoudige interface. En er zijn handige functies om je deals mee te beheren. Maar het is minder geschikt voor bedrijven die veel marketingfunctionaliteiten zoeken.
  
  
• HubSpot is verreweg het gebruiksvriendelijkste CRM-platform van deze 5. Het is compleet, flexibel, schaalbaar en makkelijk in gebruik. Marketing-, sales- en servicetools zitten geïntegreerd in één systeem. Bovendien kun je HubSpot met heel erg veel andere systemen integreren. Voor veel verschillende soorten bedrijven is de CRM-software geschikt. Van klein tot groot en complex.

Wat is het beste CRM-systeem voor jouw bedrijf?

Zoals je misschien begrijpt heb ik géén pasklaar antwoord op die vraag. Het hangt van allerlei factoren af. Zoals waar je organisatie het voor wil gebruiken. Of je bedrijf groeiplannen heeft. En wat je budget is. 

Om het beste CRM-systeem te selecteren bepaal je eerst je doelen. Wil je meer verkopen? Je klanten beter beheren en bedienen? Of je marketing verbeteren? Heb je inzichtelijk waar je het CRM-systeem voor gaat inzetten? Dan bepaal je welke CRM-functies je precies nodig hebt. Dit leg je in een lijst van eisen vast.

Ik snap het als je dat moeilijk vindt. Om je te helpen kun je hieronder onze CRM Checklist downloaden. Daarin hoef je de functies alleen maar aan te klikken. 

Meer over HubSpot leren?

Je weet nu waar je op moet letten om het beste CRM-systeem te vinden. Wil je dieper in de mogelijkheden van HubSpot duiken? Bekijk onze ultieme HubSpot CRM demo video. Of plan hieronder een afspraak in mijn agenda voor een software demonstratie. Op een moment dat het jou goed uitkomt.