Wat is procesoptimalisatie en waarom is het belangrijk?

Procesoptimalisatie is een term die je steeds vaker hoort. Maar wat is dat nou precies? En waarom zou je bedrijf erin moeten investeren?

In dit blog leer ik je wat procesoptimalisatie inhoudt. Waarom het zo belangrijk is. En hoe je het met HubSpot succesvol toepast.

Wat betekent procesoptimalisatie precies?

Procesoptimalisatie is het efficiënter maken van je bedrijfsprocessen. Zodat je tijd, kosten en energie bespaart. En tegelijkertijd betere bedrijfsresultaten behaalt. Dit kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door:

• Je bestaande processen continu te analyseren. Waardoor je ontdekt wat er verbeterd kan worden. Welke kansen er voor je onderneming zijn. En waar er zaken vastlopen.
• Allerlei handmatige routinetaken te automatiseren, waarmee je veel tijd bespaart. 
• Systemen en teams beter op elkaar af te stemmen. Zodat iedereen met dezelfde informatie en inzichten werkt. En de interne communicatie veel beter verloopt.

Stel dat je wekelijks allerlei gegevens handmatig uit je systemen haalt. Om daar in  Excelsheets rapportages van te maken. Of dat je na ieder klantgesprek handmatig gegevens moet invoeren. Terwijl dat je dat met een goed CRM-systeem grotendeels kunt automatiseren. Dan verspil je daar onnodig veel tijd mee. Want met geautomatiseerde processen in een centrale databron is dit werk overbodig.

Van procesoptimalisatie kun dan ook je veel profijt hebben. Zeker als je er slimme software zoals HubSpot voor gebruikt.

Waarom is procesoptimalisatie belangrijk voor bedrijven?

De markt wordt steeds digitaler en concurrerender. Staat je organisatie stil? Dan gaat je concurrentiepositie toch automatisch achteruit. Procesoptimalisatie helpt je om flexibel met de digitale trends mee te bewegen. En om de toekomst van je bedrijf veilig te stellen. De 3 belangrijkste redenen hiervoor zijn:

Reden 1: Tijdbesparing
Werkt je bedrijf met efficiënte processen? Dan voorkom je allerlei dubbele werkzaamheden en onnodige handelingen. Zo volg je jouw leads bijvoorbeeld geautomatiseerd op in HubSpot. Zonder dat daar allemaal handmatige activiteiten voor nodig zijn. En hoef je klantgegevens nog maar 1 keer in te voeren. Met procesoptimalisatie bespaar je dan ook een hoop tijd.

Reden 2: Kostenreductie
Inefficiënte processen zijn kostbaar. Denk alleen al aan alle fouten die je moet corrigeren. Want waar mensen (handmatig) werken worden nou eenmaal fouten gemaakt. Daarnaast zijn er veel meer personeelsuren nodig om het werk gedaan te krijgen. Door procesoptimalisatie breng je dit soort kosten drastisch omlaag.

Reden 3: Overzicht en inzicht
Met geoptimaliseerde processen heb je inzicht in je prestaties. Je weet bijvoorbeeld precies wat bepaalde marketing- en salesactiviteiten je opleveren. Waar er knelpunten in je processen zitten. En hoe de behoeften van je klanten veranderen. Zodat je razendsnel bijstuurt als dat nodig is. Non-stop heb je een fantastische basis voor weloverwogen strategische besluitvorming. Waar je ook bent.

Verlopen je processen soepel? Dan profiteren je klanten daar direct van. Je kunt namelijk veel sneller op klantvragen reageren. Foutloos helpen. En gepersonaliseerd communiceren. Alles wat je voor een hoge klanttevredenheid en mooie reviews nodig hebt! Je maakt je organisatie dan ook veel klantgerichter met procesoptimalisatie.

Hoe pas je procesoptimalisatie met HubSpot toe?

Het krachtige klantenplatform van HubSpot is ontworpen om bedrijven efficiënter te laten werken. Het bevat daar dan ook een heleboel handige (AI-aangedreven) tools voor. Een aantal voorbeelden is hierboven al de revue gepasseerd. Hieronder ga ik nog een beetje dieper op de mogelijkheden in. 

HubSpot combineert functies voor marketing, sales, service en operations. Waarmee je de activiteiten van verschillende afdelingen optimaal op elkaar afstemt. Daarnaast integreer je veel andere softwarepakketten eenvoudig. Zodat je over 1 centrale databron beschikt. Waar alle medewerkers mee werken.

HubSpot's 5 belangrijkste features voor procesoptimalisatie zijn:

• Workflows waarmee je allerlei taken automatiseert. Zoals leads opvolgen, leads kwalificeren en e-mails versturen.
• Webhooks om allerlei informatie tussen systemen uit te wisselen. En om dynamische content op je bedrijfswebsite te tonen.
• Robuuste rapportagetool voor real-time inzicht over je bedrijfsprestaties.
• Breeze AI voor de ondersteuning met Artificial Intelligence. Bijvoorbeeld om allerlei soorten content te creëren. En om snel rapportages en nieuwe workflows te fabriceren.
• Klantsegmentatie om zo gepersonaliseerd mogelijk met klanten te communiceren. Bijvoorbeeld op basis van hun persoonlijke gedrag, voorkeuren en demografische kenmerken.

Met de uitgebreide automatiseringsmogelijkheden en gebruiksvriendelijke interface is HubSpot een superhandige procesoptimalisatietool. Waarmee je eenvoudig je concurrentiepositie verbetert en behoudt.

Meer succes behalen met HubSpot?

Dankzij procesoptimalisatie werk je efficiënter, klantgerichter en flexibeler. 
Wil je ontdekken hoe HubSpot jouw organisatie ondersteunt? Download het productoverzicht hieronder met een uitgebreide beschrijving van de belangrijkste mogelijkheden. Of bekijk onze ultieme HubSpot CRM demovideo.