.png?width=500&height=500&name=CTA%20kennishub%20(1).png)
Delen
van Floris van Muijen op 17-6-25 9:09
Wil je jouw organisatie efficiënter, flexibeler en klantgerichter maken? Om betere bedrijfsresultaten te behalen. Dan is procesoptimalisatie een goed idee. Maar waar begin je? Er komt namelijk best wat bij kijken. En er zijn ontzettend veel mogelijkheden en opties. Daarbij wil je natuurlijk niets over het hoofd zien. Hieronder leg ik je stap voor stap uit hoe je succesvol met procesoptimalisatie start.
Maak je procesoptimalisatie succesvol met deze 5 stappen
Bij procesoptimalisatie analyseer en verbeter je de bestaande bedrijfsprocessen. Bijvoorbeeld door handmatige taken te automatiseren met workflows. En je teams beter te laten communiceren met software. Het doel ervan is kosten besparen, fouten verminderen en klanten beter bedienen. Zo begin je ermee:
Stap 1: Breng je processen in kaart
Stap 2: Analyseer de knelpunten
Stel: je marketingteam verstuurt handmatig allerlei e-mails naar leads en klanten. Hierdoor is het lastig om de opvolging te plannen. Bovendien is het een tijdrovende klus. Met automatisering maak je het proces efficiënter en sneller.
Grote kans dat veel van je huidige processen inefficiënt zijn. Bijvoorbeeld door verouderde systemen, slechte communicatie of handmatige handelingen. Maar dat geeft niets. Want daar ga je nu iets aan doen. In deze stap gaat het erom dat je de knelpunten inzichtelijk maakt.
Stap 3: Stel duidelijke doelen vast
- Tijdbesparing door het automatiseren van allerlei repetitieve taken. Zoals het invullen van spreadsheets en het invoeren van gegevens.
- Sneller en consistenter op klantvragen reageren, zodat de klanttevredenheid stijgt en je bedrijfsimago verbetert. Bijvoorbeeld door geautomatiseerde follow-up e-mails te versturen. En zoveel mogelijk klantvragen met een AI-chatbot op je website te beantwoorden.
- Kostenverlaging door efficiënter te werken en minder fouten te maken. Denk ook aan de kosten voor het corrigeren van fouten. En de extra kosten die je door langere doorlooptijden maakt.
- Optimaal samenwerken. Zonder dat er nog eilandjes zijn, waarbij je teams langs elkaar heen werken. Waardoor er allerlei misverstanden en vertragingen in je organisatie ontstaan.
- Wendbaarder worden. Zodat je snel en makkelijk op veranderingen in de markt of je organisatie inspeelt. En je organisatie (heel veel meer) concurrerender is.
- Een hogere kwaliteit leveren. Bijvoorbeeld doordat je organisatie met standaardprocedures werkt.
- Meer inzicht in prestaties, zodat je betere weloverwogen data-gedreven beslissingen kunt nemen.
- Je compliance verbeteren om aan alle geldende wet- en regelgeving te voldoen.
Zorg dat je doelen specifiek, meetbaar en realistisch zijn. Omdat iedereen dan dezelfde verwachtingen heeft. Je makkelijker gezamenlijk naar de doelen toewerkt. En je de voortgang eenvoudig volgt en bijstuurt. Bovendien beoordeel je achteraf makkelijker wat er wel en niet gewerkt heeft. Als de doelen onrealistisch zijn dan raken medewerkers hun motivatie kwijt.
Dit zijn 3 voorbeelden van duidelijke meetbare doelen:
- Binnen 6 maanden de gemiddelde responstijd op klantvragen met 20% verlagen.
- Het aantal nieuwe leads per maand met 15% verhogen.
- Binnen 3 maanden de klantenservice automatiseren met HubSpot.
Stap 4: Kies de juiste tools
Beide documenten kun je hieronder downloaden:
|
|
Stap 5: Implementeer, test en evalueer de software
Zijn alle wensen en behoeften in kaart gebracht? En heb je tools geselecteerd, die daar bij passen? Dan is het tijd om de software te gaan implementeren. Met of zonder de hulp van een implementatiepartner.
Dit gaat verder dan het inrichten, configureren en testen van de software. Denk er bijvoorbeeld ook over na hoe je voor een hoge gebruikersadoptie zorgt. Hoe je de kwaliteit van je data gaat waarborgen. Hoe je over de veranderingen gaat communiceren. Hoe je de software gaat onderhouden. Welke training je medewerkers nodig hebben om de software te leren gebruiken. En wat dit allemaal mag gaan kosten.
Procesoptimalisatie is nooit "af". Evalueer daarom regelmatig hoe de nieuwe processen presteren. En blijf ze verbeteren als dat kan. Met je rapportages signaleer je de inefficiënties in je processen snel.
👉 TIP: Selecteer gebruiksvriendelijke software, die iedereen zo begrijpt. Ook je functioneel beheerders. Dat maakt alles zoveel makkelijker!
Succesvol starten met procesoptimalisatie?
Procesoptimalisatie kan een enorme impact op je organisatie hebben. Maar een goede voorbereiding is (meer dan) het halve werk. Pak je het stroomlijnen van je processen goed aan? Dan weet ik zeker dat je er veel profijt van hebt!
HubSpot is een krachtig klantenplatform, dat je helpt om je processen te automatiseren. Om de interne samenwerking van je organisatie te verbeteren. En om je klanten veel meer waarde te bieden.
Ben je benieuwd hoe de CRM-software jouw organisatie verbetert? Dan laat ik je de tools graag zien! Boek hieronder gerust een vrijblijvende afspraak in mijn agenda.
