Waarom je perfecte data voor automatisering en AI-tools nodig hebt

Laat je steeds meer beslissingen aan AI over? Bijvoorbeeld voor:

• Het opzetten en bijsturen van je marketingcampagnes. 
• De opvolging van je leads en prospects. 
• Het beantwoorden van vragen, die bij de klantenservice binnenstromen.
• Nauwkeurige prognoses voor je omzet en saleskansen. 
• De personalisatie van je content met je CRM-gegevens.

Dan moet je data kloppen!

Waarom? Je data is de brandstof van je automatisering en je AI-tools. Zijn er dubbele records? Ontbreekt er informatie? Of zitten er andere fouten in je data? Dan gaat er van alles mis. Kortom: slechte data = slechte AI en automatisering = slechte resultaten.

Je data onderhouden met software voor datakwaliteit

Wil je profiteren van automatisering en AI en daarbij geen fouten maken? Bijvoorbeeld met de toffe marketing, sales en service AI-tools van HubSpot. Dan móet je dus veel aandacht aan je datakwaliteit besteden.

Het makkelijkste om dit te doen is met AI-aangedreven datakwaliteitssoftware. Waarmee je jouw database continu bewaakt en automatisch fouten corrigeert. De Data Hub van HubSpot bevat hier allerlei slimme tools voor. Denk bijvoorbeeld aan:

• Quality overview: een dashboard, waarop je meteen ziet wat er mis is in je database.
  
• Gegevensverrijking: automatisch aanvullen van ontbrekende gegevens en verbeteren van verouderde gegevens. Bijvoorbeeld met je e-mailcorrespondentie, vergadernotities, Breeze Intelligence en software integraties.
  
• Automatische correcties van bijvoorbeeld telefoonnummers en datums.
• Dubbele records (contactpersonen, bedrijven,…) herkennen en samenvoegen als je dat wilt.
• Property insights & metrics: zien welke eigenschappen problemen veroorzaken, leeg zijn en weinig gebruikt worden. 

Je hebt dus een fantastisch inzicht in de problemen die er zijn. Bovendien los je ze - handmatig of automatisch - makkelijk op. Zodat je de datakwaliteit van jouw organisatie goed kunt bewaken.

Hoe zet je de software voor datakwaliteit praktisch in?

Het onderhouden van je data is een continu proces. Iets wat vandaag klopt kan morgen alweer verouderd zijn. Daarom is het belangrijk dat je jouw datakwaliteit structureel bewaakt. De volgende 7 stappen kunnen je hierbij helpen:

Stap 1: Audit

Weet je wat er precies speelt? Dan is het makkelijker om de juiste acties uit te zetten.  
Je datakwaliteitsdashboard geeft je alle inzichten die je nodig hebt. Zo zie je daarop bijvoorbeeld welke fouten veel voorkomen (dubbele records, problemen met de format, lege velden,…). Met ‘view issues’ bekijk je de desbetreffende records. 

Stap 2: Automatische correcties instellen

Zijn er veel fouten met de invoer van gegevens? Zoals bijvoorbeeld met de manier waarop je telefoonnummers op wilt slaan. Dan kun je daar regels voor instellen. Stel dat je jouw telefoonnummers zo wilt op slaan: 06-12 34 56 78. Maar een medewerker vult er zo een in: 06-123 456 78. Dan verandert de software dit automatisch dankzij de ingestelde regel. 

Stap 3: Dubbele records controleren en samenvoegen

Dubbele records. Nog zo’n pijnpunt in veel CRM-systemen. Op het tabblad ‘Manage dupplicates’ in HubSpot zie je ze allemaal. Wil je dubbele records samenvoegen? Dan kun je zelf bepalen welke informatie (eigenschappen) je behoudt. 

Stap 4: Verrijken van gegevens

Met de ‘smart enrichment’ functie vul je ontbrekende klantgegevens aan. Denk bijvoorbeeld aan bedrijfsnamen, functies en e-mailadressen. Handmatig per record of in bulk. Of helemaal automatisch. Net wat jij wilt. Daarnaast is het slim om al je softwaresystemen te koppelen. Je kunt de gegevens in 2 richtingen synchroniseren. Waardoor de informatie in alle geïntegreerde systemen automatisch overeen komt.

Stap 5: Property insights

Blijven bepaalde eigenschappen vaak leeg? Dan is het misschien een idee om die velden verplicht te maken. Dankzij de inzichten van je datakwaliteitsdashboard weet je precies waarop je moet focussen.

Stap 6: Periodieke monitoring

Kies een moment waarop je de data standaard monitort. Bijvoorbeeld op iedere maandag of eens in de 2 weken. Wil je een seintje krijgen als er nieuwe kwaliteitsproblemen zijn ontstaan? Dan stel je hier eenvoudig een e-mailmelding voor in.

Stap 7: Train je teams in datagebruik

Weet niet iedereen hoe je met de data om moet gaan? Dan ontstaan er steeds dezelfde foutjes. Hoe goed je datakwaliteitssoftware ook is. Leer je medewerkers waarom datakwaliteit belangrijk is (zeker in combinatie met AI). Hoe ze velden correct invullen. En hoe ze HubSpot’s meldingen en datakwaliteitstools slim gebruiken.

Zo voorkom je dat dezelfde fouten telkens opnieuw ontstaan. Daarnaast bouw je een data-gedreven cultuur in je organisatie. Met één betrouwbare databron, waar iedereen mee werkt. Je hoeft niet meer zoveel gegevens handmatig te corrigeren of te controleren. En de data in je database blijft beheersbaar dankzij de automatische kwaliteitscontroles.

👉 TIP: Dit zijn 3 blogs over populaire tools van de Data Hub:
➜ Maak complex databeheer makkelijk met HubSpot’s Data Studio.
➜ HubSpot’s Data Agent: je AI-buddy voor betere data & meer inzicht.
➜ 7 Krachtige functies van HubSpot's datakwaliteit software.

Is HubSpot’s Data Hub geschikt voor jouw bedrijf?

AI en automatisering zijn van je data afhankelijk. HubSpot’s datakwaliteitssoftware is een krachtige partner om je data actueel te houden.

Zien hoe het in een HubSpot-omgeving werkt? Plan hieronder een vrijblijvende demo in. Dan lopen we samen door je data heen. Daarbij laten we je zien waar de pijnpunten zitten en hoe je die oplost.