Waarom het slim is om je follow-up te automatiseren

Stel dat je ergens een offerte aanvraagt. Maar het bedrijf laat daarna niets meer van zich horen. Het was druk en de medewerker die je sprak is je verzoek vergeten. Jij baalt ervan en zoekt een andere partij die wel snel reageert. Herkenbare situatie? Veel bedrijven verliezen namelijk deals door te trage reacties. Zonde en onnodig.

Een goede follow-up is ontzettend belangrijk. Maar handmatig opvolgen kost tijd. Zorgt voor fouten. En wordt ook nogal eens vergeten. Steeds meer bedrijven kiezen dan ook voor het automatiseren van hun follow-up. Omdat ze dan beter, sneller en consistenter met klanten kunnen communiceren.

Waarom je follow-up automatiseren?

Klanten verwachten tegenwoordig een supersnelle en persoonlijke service. Ze willen zich namelijk gezien en gehoord voelen. Reageer je pas na een paar dagen op een aanvraag? Grote kans dat je te laat bent.

Maar doe je van alles handmatig? Zoals individuele e-mails schrijven en versturen. Taken en opvolglijsten aanmaken. En afspraken inplannen. Dan is het een enorme uitdaging om al je (toekomstige) klanten snel op te volgen. Met een geautomatiseerde follow-up:

• Zijn je processen schaalbaar.
• Verlies je minder kansen.
• Versterk je jouw klantrelaties. 

Je automatiseert dus om betrouwbaarder en professioneler over te komen. En om je klanten een betere service te verlenen.

Hoe werkt automatische follow-up?

Automatische follow-up werkt op basis van triggers en regels. Iemand downloadt bijvoorbeeld een whitepaper vanaf je website. Binnen 10 minuten krijgt die persoon een e-mail met aanvullende informatie.

Of stel dat je 3 dagen geleden een offerte verstuurd hebt. Maar daar nog geen reactie op hebt ontvangen. Dan stuur je bijvoorbeeld een automatische reminder. Tegelijkertijd ontvangt een verkoper een opvolginstaak. 

Een follow-up workflow reageert op de activiteiten van je contacten. Zoals het downloaden van documenten vanaf je website. Het openen van e-mails. Het klikken op je linkjes. Het inschrijven voor een webinar. Of juist inactief worden.

Vooraf bepaal je zelf wanneer, hoe en met welke boodschap je opvolgt. Een systeem zoals Hubspot voert de acties daarna automatisch voor je uit. Zonder dat daar nog allerlei handmatige handelingen voor nodig zijn. De data uit je CRM-database is hiervoor de basis.

Wat levert geautomatiseerde follow-up je op?

Uit meerdere onderzoeken blijkt dat de kans op succes groter is als je snel opvolgt. Hoe sneller hoe beter. Het liefst al binnen een uur. 

Geautomatiseerde opvolging helpt je om zo snel mogelijk te reageren. Zelfs buiten je kantoortijden om. Ondertussen geef je jouw (toekomstige) klanten het gevoel, dat je ze serieus neemt. Waardoor het vertrouwen in je organisatie toeneemt. 

Daarnaast verklein je de kans op fouten en neemt de werkdruk af. Terugbellijstjes bijhouden. Of post-it briefjes met terugbelnotities op de bureaus van je collega's plakken. Dat is allemaal niet meer nodig. Alles gebeurt automatisch en op tijd. 

Vaak moet je klanten meerdere keren benaderen voordat een beslissing valt. Met je slimme follow-up activiteiten stimuleer je het beslisproces. Je (toekomstige) klanten blijven namelijk meer betrokken bij jouw organisatie. En worden steeds weer opnieuw aan de beslissing herinnerd.

Denk bijvoorbeeld aan tijdelijke aanbiedingen waarmee je een extra duwtje in de goede richting geeft. Aan vergelijkbare content toesturen, die echt waardevol voor je contacten is. Aan klantcases waarmee je laat zien hoe anderen jouw producten succesvol gebruiken. En aan gerichte nurturing campagnes, waarmee je voortdurend top-of-mind blijft.

Tenslotte heb je ook een beter inzicht in je verkoopproces. Je ziet precies waar leads afhaken. Welke verkoopactiviteiten nog openstaan. En welke e-mails het beste werken. Deze informatie gebruik je om je follow-up activiteiten te optimaliseren.

👉 TIP: Segmenteer je doelgroep voor de beste CRM follow-up!

Hoe start je met workflow automatisering?

Bedrijven die automatiseren groeien sneller, doordat ze slimmer werken en meer grip op hun klantprocessen hebben. Wil jij dat ook?

• Maak inzichtelijk hoe je klantprocessen nu verlopen.
• Implementeer intuïtieve CRM-software zoals HubSpot. Met alle workflow-mogelijkheden, die jouw organisatie nodig heeft.
• Start klein. Meet de resultaten. En breid daarna rustig uit. 

Hulp nodig met je CRM-automatisering? Als ervaren HubSpot Implementatie Partner helpen we je graag op de rit. Boek hieronder gerust een vrijblijvende afspraak in mijn agenda. Dan laat ik je live zien wat er met de software mogelijk is.