CRM-systeem kiezen in 2025? De ultieme checklist voor MKB & B2B

Een CRM-systeem implementeer je om je doelen makkelijker te behalen. Zoals klantgericht werken, grip op je processen krijgen en duurzame groei realiseren. Maar welk CRM-systeem kies je dan als MKB’er? Met welke CRM-software behaalt jouw B2B-organisatie de doelen die je voor ogen hebt? Dat is een hele goede vraag. Met de vragen en de checklist hieronder maak je makkelijker de juiste CRM-keuze.

10 vragen voor het kiezen van CRM-software voor B2B

Je kent de uitdrukking vast wel: voorbereiding is het halve werk. Dat geldt zeker ook voor het kiezen van een nieuwe CRM-oplossing. Hieronder vind je daarom 10 belangrijke vragen voor tijdens je CRM-selectieproces.

Vraag 1: Is het CRM-systeem geschikt voor B2B-processen?

Je MKB-organisatie richt zich op B2B-bedrijven. Daar moet het dan natuurlijk wel geschikt voor zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

• Het managen van lange salescycli.
• De manier waarop je meerdere stakeholders bij klanten vastlegt.
• Een offerteproces dat in je CRM-software verankerd is.
• Hoe je met verschillende contractfases in het CRM-systeem omgaat.
• De nazorg die je levert. Bijvoorbeeld met behulp van servicecontracten.

Het is natuurlijk niet handig als je dit via allerlei omwegen moet oplossen. Het is veel beter als de CRM-software al over de nodige tools beschikt. Alleen al omdat die omwegen de applicatie instabieler maken en gevoeliger voor datalekken.

Vraag 2: Hoe gebruiksvriendelijk is het CRM-pakket?

Natuurlijk zijn de functies belangrijk. Maar een CRM-systeem is pas krachtig als je volledige team het goed gebruikt. Goede CRM-software heeft dan ook een intuïtieve interface, die iedereen makkelijk begrijpt. Met een paar klikken maak je bijvoorbeeld een taak aan. Of voeg je nieuwe klanten aan je CRM-database toe. 

👉 TIP: Betrek je jouw medewerkers tijdens het CRM-selectieproces? Dan is de kans groter dat ze het systeem gaan omarmen!

Vraag 3: Kun je processen automatiseren?

Vroeger gebruikte je CRM-software vooral om gegevens te registreren. Tegenwoordig zijn er veel meer mogelijkheden. Zo nemen veel CRM-pakketten je het nodige werk uit handen met automatiseringstools. Denk bijvoorbeeld aan:

• Automatische opvolge-mails bij nieuwe leads.
• Het toewijzen van taken aan accountmanagers.
• Het prioriteren van leads.
• Het versturen van herinneringen voor offertes.
• Automatische meldingen als leads je prijzenpagina bezoeken.

Automatisering bespaart je veel tijd en voorkomt dat er kostbare fouten in je werk sluipen. Je productiviteit schiet er dus door omhoog. Wel zo handig in dit digitale tijdperk, waarin de prijzen onder druk staan!

Vraag 4: Welke rapportages zijn er mogelijk?

Een CRM-systeem zonder rapportages is als een auto zonder stuur. Je hebt inzicht in je marketing, sales en service activiteiten nodig. Bijvoorbeeld in de ROI (Return on Investment) van je marketingcampagnes. In de hoeveelheid deals in je verkooppijplijn. De omzet per verkoper. En de snelheid waarmee je serviceteam tickets afhandelt. 

Dus waar moet je voor kiezen? CRM-software met duidelijke dashboards met realtime rapportages. Waarmee je eenvoudig de juiste data-gedreven conclusies trekt. Zodat je jouw bedrijfsprocessen daarmee continu kunt verbeteren.

Vraag 5: Integreert de CRM-software met je bestaande tools?

Je team werkt vast en zeker al met bepaalde systemen. Denk bijvoorbeeld aan Outlook, Gmail, Microsoft Teams, Exact en Mailchimp. Maar op versnipperde data zit je niet te wachten. En ook niet op dubbel werk. 

Je wilt deze systemen dus met je nieuwe CRM-pakket kunnen koppelen. Tenzij de tools van je nieuwe CRM-pakket de bestaande systemen vervangen. Onderzoek daarom of er standaard koppelingen en API’s voor maatwerk beschikbaar zijn. 

👉 TIP: Voor HubSpot - de CRM-software die wij implementeren - vind je bijvoorbeeld meer dan 1.900 apps in de App Marketplace.

Vraag 6: Is het CRM-systeem schaalbaar als je bedrijf groeit?

Vandaag werk je misschien met 15 CRM-gebruikers. Maar over twee jaar kunnen dat er 25 zijn. Of misschien zelfs 50 als je bedrijf hard groeit. En dan wil je de mogelijkheden misschien wel uitbreiden met extra modules. 

Een goed CRM-systeem groeit met je ambities mee. Natuurlijk zijn de functionaliteiten belangrijk. Maar denk hierbij ook aan het aantal CRM-gebruikers en het datavolume. En hoe goed de CRM-software met de digitale trends mee ontwikkelt.

👉 TIP: Check welke mogelijkheden je voor CRM Customization hebt. Hiermee maak je de software namelijk toegankelijker voor je CRM-gebruikers.

Vraag 7: Hoe veilig is je klantdata?

Data is je meest waardevolle bezit. De beveiligingsmaatregelen zijn dan ook ontzettend belangrijk. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de versleuteling van je data, back-ups, toegangsbeheer, de AVG en compliance. Let ook op waar de data wordt opgeslagen: binnen de EU of daarbuiten? De beveiliging van je CRM-software moet aan de hoogste normen voldoen. Vooral in sectoren waar klantvertrouwen superbelangrijk is.

Vraag 8: Is er voldoende ondersteuning en documentatie beschikbaar?

Wat doe je als je ergens niet uitkomt? Kun je terugvallen op een goede supportafdeling van een implementatiepartner? Of is er een kennisbank beschikbaar, waarin je alle antwoorden vindt die je nodig hebt? Een belangrijk punt om even bij stil te staan!

Vraag 9: Wat zijn de totale CRM-kosten?

Laat je niet verleiden door alleen de maandprijs per CRM-gebruiker. Bij nieuwe CRM-software krijg je met veel meer kosten te maken. Bijvoorbeeld voor de implementatie, training en eventuele maatwerkmodules. Vraag daarom altijd om een transparant overzicht met de totale kosten. 

👉 TIP: In dit artikel vind je meer informatie over de kosten: Wat zijn de kosten van een CRM-systeem?

Vraag 10: Hoe ziet het implementatieproces eruit?

Weet je waardoor de meeste CRM-projecten floppen? Door de implementatie. Zorg daarom voor een goede voorbereiding, die verder gaat dan de inrichting van de CRM-software. Denk bijvoorbeeld ook goed na over hoe je draagvlak in je organisatie creëert. En hoe je het systeem up-to-date houdt.

Regelmatig zullen er software updates zijn. Daarnaast moet je de data ‘schoon’ houden. Want met vervuilde data heb je nog maar weinig aan de software. Je team heeft misschien regelmatig een training nodig om bij te blijven. En hoe zorg je ervoor, dat nieuwe medewerkers snel met de tools leren werken?

CRM-software kiezen is een strategische keuze

Het CRM-systeem dat je kiest, bepaalt welke richting je bedrijf opgaat. Hoe efficiënt je bedrijf werkt. Hoe hoog de productiviteit is. Hoe klantgericht je bent. En hoe makkelijk je groeit. CRM-software kiezen is dan ook een strategische keuze.

Ben je toe aan het maken van de juiste CRM-keuze? Gebruik de CRM Checklist hieronder dan als je kompas.