Exporteer gegevens vanuit Maximizer CRM naar Microsoft Excel

In een vorig artikel liet ik zien hoe gegevens geïmporteerd kunnen worden vanuit een Excel-bestand. Deze keer behandel ik het tegenovergestelde. Namelijk het exporteren van gegevens vanuit Maximizer.

Er zijn verschillende manieren om gegevens uit Maximizer te halen, maar de meest gemakkelijke en bruikbare is de ‘export naar Excel’ functie. Deze functie werkt op de ‘what you see is what you get’ manier. Dit wil zeggen dat alle gegevens die je exporteert precies hetzelfde in Excel weergegeven worden.

Het enige wat je hoeft te doen is een lijst van de gewenste gegevens voor te bereiden en op de knop <Export naar Excel> te klikken.

Je kunt een export maken van de volgende onderdelen:

• contactpersonen in het adressenboek;
• afspraken en taken;
• verkoopkansen en verkooptargets.

De export naar Excel is een prima oplossing als je overzichten deelt met mensen die geen toegang hebben tot Maximizer of als je deze gegevens wilt importeren in een andere applicatie.

Wanneer je een lijst exporteert zullen alle velden (die zichtbaar zijn in de kolommenindeling) in Excel worden getoond. Dus als je een aantal verschillende velden in de export wilt hebben, is het enige wat je hoeft te doen een andere kolommenindeling te kiezen of de velden aan een kolommenindeling toe te voegen.

Ben je tevreden met de getoonde data in Maximizer? Klik dan op de knop <Export naar Excel>. Excel wordt opgestart en de data uit Maximizer wordt getoond. Mochten er numerieke velden in de kolommenindeling staan, dan zorgt Maximizer ervoor dat de waarden van die kolom worden opgeteld.

Geavanceerd Exporteren naar Excel

Als je Microsoft Excel 2007 of hoger gebruikt, kunt je profiteren van een aantal van de voorwaardelijke opmaakfuncties die beschikbaar zijn in Excel. Als je huidige kolomindeling een aantal numerieke velden bevat en je klikt op de knop Geavanceerd exporteren, biedt Maximizer je de mogelijkheid om opmaakprofielen toe te passen op de export.

Met de Advanced Exporteren to Excel-functie kun je veel opties voor voorwaardelijke opmaak van Excel toepassen zoals:

• Kleurschalen;
• Gegevensbalken;
• Pictogrammensets.

Je hebt ook de mogelijkheid om een totaal voor elk van je numerieke kolommen uit te laten rekenen en weer te geven.