Deel artikel
door Gertjan van Vugt op 25-1-19 11:51
Met de juiste informatie en doelstellingen wordt de slagingskans van een IT-project aanzienlijk groter. Echter crashen er nog met regelmaat IT-projecten. Waarom crashen deze en hoe kan dit worden voorkomen? In dit artikel beschrijf ik wat vaak fout gaat.
Ga na hoe de software jouw organisatie verder helpt
Vaak gaat het al in de basis fout. Bij een IT-project moet er gekeken worden wat de nieuwe software kan toevoegen. Echter wordt er nog vaak gekeken naar hoe de huidige bedrijfsprocessen zijn. Deze bedrijfsprocessen zijn de vertrouwde manier van werken. Echter moet er niet gezocht worden naar een softwareoplossing die past bij deze huidige bedrijfsprocessen, maar naar een softwareoplossing voor het vraagstuk en de doelen die jouw organisatie wil bereiken.Met een gedachtegang vanuit de huidige bedrijfsprocessen, wordt er vaak onvoldoende gekeken naar alle mogelijkheden van een softwareoplossing. De huidige bedrijfsprocessen zijn daarnaast wellicht achterhaalt of op z’n minst aangepast op de huidige software.
Kijk daarom met een open blik en richt je op hoe een softwareoplossing jouw bedrijfsprocessen kan verbeteren. Een softwareoplossing is erop gericht om jouw medewerkers te ondersteunen, waardoor zij efficiënter kunnen werken. Maak de keuze voor software op basis van wat je wil bereiken, alleen zo zorg je ervoor dat jouw organisatie verder kan groeien met de nieuwe oplossing.
Neem medewerkers mee in het proces
De testfase en oplevering kunnen confronterende fases zijn. Wanneer er vanuit een ‘oude gedachtegang’ naar nieuwe software wordt gekeken, dan kan dit op een teleurstelling uitlopen. Medewerkers zien het bijvoorbeeld zien de toegevoegde waarde van het nieuwe systeem niet en/of willen zich niet inzetten om de nieuwe software onder de knie te krijgen.Neem medewerkers daarom tijdig mee in het proces. In de startfase is het goed om een projectteam samen te stellen met daarin een persoon van iedere afdeling dat met de software gaat werken. Zij kijken of de nieuwe softwareoplossing hun afdeling verder kan helpen. Houd daarnaast alle andere medewerkers op de hoogte van de stand van zaken.
Geef na implementatie medewerkers ook de tijd om met het nieuwe systeem te leren werken. Bied hiervoor voldoende trainingen en eventueel opfriscursussen aan.
Conclusie
Richt je op hoe de nieuwe software jouw organisatie verder moet helpen, formulier hiervoor doelstellingen. Vanuit deze doelstellingen kan gekeken worden naar de mogelijke oplossing. Na het maken van de juiste voor de voor jouw organisatie geschikte oplossing, kunnen vervolgens bedrijfsprocessen (opnieuw) worden ingedeeld. Zorg dat gedurende het proces de medewerkers worden betrokken. Dit zorgt voor minder weerstand en voor een hogere gebruikersacceptatie.
Start jouw organisatie met de keuze voor een nieuw CRM-systeem? Download dan de CRM Checklist om alle eisen, behoeften en wensen in kaart te brengen.
