Cloud CRM versus on-premise CRM: wat te kiezen?

Toen ik meer dan een jaar geleden Maximizer CRM begon te gebruiken beschikte ik over een beperkte IT-kennis. Ik had eerder in de financiële sector gewerkt en besefte al snel dat, net als in de financiële sector, de IT-industrie het heerlijk vindt om verwarrende terminologieën te gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan veel voorkomende termen als cloud, cloud-computing, en meer specifiek, cloud-CRM en on-premise CRM.

Wat houdt dat eigenlijk allemaal in, en is 'cloud' omdat het een modieus IT-woord is goed voor uw organisatie?

Laten we om te beginnen eerst eens nagaan wat cloud nu eigenlijk betekent. Wikipedia definieert het als volgt: 'Cloud-computing is een informele uitdrukking die gebruikt wordt om verschillende typen computer-concepten te beschrijven waarbij een groot aantal computers betrokken zijn die door middel van een real-time communicatienetwerk verbonden zijn.

Is het al wat duidelijker? Ik dacht van niet. Laat ik het verwoorden op een manier die zelfs ik begrijp: Cloud beschrijft een mogelijkheid voor bedrijven om toegang te krijgen tot computersoftware. Met andere woorden; bedrijven hebben nu op twee manieren toegang tot software. Bij Systony noemen we deze on-premise en cloud.

On-premise is een term die wordt gebruikt om het kopen van software op een DVD of USB-stick te beschrijven. Deze software kan geïnstalleerd worden op de server van het organisatie zodat alle medewerkers er toegang toe hebben.

U kunt ook toegang krijgen tot de software 'in de cloud', waarbij de toegang tot de software via het internet verloopt. Dus in plaats van 's ochtends naar het werk te gaan en te klikken op het software-icoon op uw computerscherm, opent u nu uw internetbrowser, typt het betreffende webadres, login en wachtwoord in, en opent uw software op die manier.

Bij on-premise moet de software fysiek op de server van uw organisatie of uw harde schijf staan, terwijl bij cloud de toegang tot dezelfde software via het internet verloopt.

Customer Relationship Management is momenteel de toonaangevende cloud-gebaseerde software. Maar is cloud-CRM de beste optie? Is het rendabeler? Is het gemakkelijker te gebruiken en onderhouden? Is het sneller op te zetten? Veel vragen. De antwoorden zullen echter sterk afhangen van de gang van zaken in uw organisatie.

Hier is mijn top zeven met betrekking tot CRM-implementatie:

1. Ten eerste; houd rekening met de gewenste functionaliteit en de belangrijkste zaken. Vraag uzelf bijvoorbeeld af of u het volgende nodig hebt...

• Gemakkelijk te gebruiken relatiebeheer;
• Eenvoudige gebruikersinterface;
• Gemakkelijke toegang voor alle medewerkers;
• Flexibiliteit om het aantal gebruikers te verhogen en te verlagen;
• Veilige opslag van gegevens;
• Lage maandelijkse kosten of een eenmalige betaling;
• Integratie met de bestaande organisatiessoftware.

2. Beoordeel uw organisatie, uw organisatiessector, en de grootte: Is uw organisatie een start-up of een snel groeiende organisatie, dan zullen uw behoeftes anders zijn dan die van een gevestigde organisatie. Werkt u misschien in een gespecialiseerde branche waar mogelijk aanpassing nodig zijn?

3. Welk beveiligingsniveau heeft u nodig voor uw gegevens? Begrijp me niet verkeerd, cloud-CRM biedt beveiliging van gegevens, maar u heeft misschien de wettelijke verplichting om uw gegevens in-huis te houden, bijvoorbeeld voor werk met gevoelige gegevens in medische of financiële instellingen. U heeft wellicht regelmatige toegang nodig tot de back-up van uw data.

4. Hoe ziet uw bestaande IT-infrastructuur eruit? Als u een kleine organisatie met beperkte IT-mogelijkheden hebt, dan is cloud-CRM waarschijnlijk wel iets voor u. Hebt u de beschikking over bestaande computer-hardware, dan zijn er meer mogelijkheden.

5. Welk niveau van flexibiliteit heeft u nodig? Wordt er in uw organisatie bijvoorbeeld seizoensgebonden arbeid verricht en is er behoefte aan 10 licenties tijdens de kerstperiode, maar slechts 4 gedurende de rest van het jaar, dan is een maandelijks cloud-model waarschijnlijk rendabeler.

6. Met de steeds verder ontwikkelende technologie en een steeds mobieler wordende zakelijke wereld moet u ook overwegen of uw organisatie toegang tot het CRM-systeem per smartphone en tablet nodig heeft.

7. En tenslotte, misschien wel het belangrijkste element: De kosten. De meeste CRM-providers bieden u dezelfde functionaliteit, flexibiliteit en toegang, ongeacht of u nu kiest voor een on-premise of een cloud-based oplossing. De beslissende factor is vaak de prijs; de optie die het beste binnen uw budget past. Als u een start-up runt met een beperkt startkapitaal, dan ligt een maandelijks cloud-abonnement waarschijnlijk wel binnen uw budget. U dient hiernaast wel rekening te houden met de kosten over een langere periode. Dan zouden de maandelijkse betalingen wel eens kunnen leiden tot grotere uitgaves dan een eenmalige investering. Ook bij een on-premise oplossing houden de kosten niet op na de aanschaf! Zoals met de meeste zaken in het leven ligt het helaas niet zo simpel. Zelfs als de on-premise software is betaald zijn er kosten in verband met onderhoud, updates, etc.

Welke CRM-features zijn er nog meer belangrijk voor jouw organisatie? Download de CRM-checklist.