Hoe zorg je ervoor dat je werknemers CRM gaan gebruiken

Je hebt net een nieuw CRM-systeem geïmplementeerd binnen jouw organisatie, maar niet iedereen wil het gebruiken. Sommigen zijn positief, anderen niet en er zijn ook werknemers die nog geen beslissing hebben gemaakt. Een CRM-implementatie is een kostbare investering en werpt de meeste vruchten af als iedereen het systeem gebruikt. In dit artikel leg ik uit hoe je ervoor zorgt dat werknemers het CRM ook daadwerkelijk gebruiken.

Werk met een duidelijke doelstelling

De meeste projecten mislukken omdat de organisatie geen duidelijk doel voor ogen heeft. Als de werknemers geen idee hebben van wat het management wil bereiken, dan zal het voor hen niet duidelijk zijn wat zij moeten veranderen en hoe CRM hen daarbij gaat helpen. Zorg er dus voor dat iedereen die betrokken is weet wat het doel is en welke rol CRM daarin speelt.

Straal leiderschap uit

Het gebrek aan leiderschap is een risicofactor voor veel projecten. Bij een CRM-project zijn vaak alle afdelingen binnen een organisatie betrokken. Het is daarom belangrijk dat er leiderschap vanuit het management is die ervoor zorgt dat alle afdelingen en werknemers samenwerken binnen het project. Betrek dus iedere werknemer die te maken heeft met de CRM-software.

Luister naar feedback

Het belangrijkste bij een CRM-implementatie is het luisteren naar de feedback van alle betrokkenen. Als je alle meningen naast je neer legt zal dit uiteindelijk leiden tot een lage gebruikersacceptatie. Maar je hoeft ook niet alle feedback mee te nemen in de implementatie. Beoordeel elke feedback die je krijgt en groepeer ze op basis van prioriteit.

Onderstaand vier methoden om de gebruikersacceptatie te vergroten.

1. Verkoop het CRM aan het team

Als je uitlegt aan het team waarom je kiest voor een CRM-implementatie, dan zal het voor de werknemers makkelijker zijn om er aan te wennen en uiteindelijk leidt dit tot een betere gebruikersacceptatie. Laat ze zien welke voordelen zij eraan zullen hebben en hoe dat hun werk makkelijker zal maken.

2. Train de gebruikers

CRM is complexe software en moet daarom doorlopend getraind worden. Een eenmalige training is niet genoeg en zorgt er vaak voor dat een CRM-implementatie uiteindelijk mislukt. Peil dus regelmatig bij de gebruikers waar zij behoefte aan hebben en behandel deze punten tijdens verschillende opfriscursussen.

3. Houd het simpel

CRM moet het werk van je team makkelijker maken en daarom is het belangrijk dat het CRM precies kan wat je werknemers nodig hebben. CRM-software met te veel functionaliteiten voor jouw organisatie zullen bijna altijd leiden tot een lage gebruikersacceptatie. Laat je werknemers alleen kennismaken met de functionaliteiten die zij daadwerkelijk zullen gebruiken. Op het moment dat ze dit onder de knie hebben, kun je de additionele functionaliteiten behandelen.

4. Werk met een beloningssysteem

Beoordeel hoe de werknemers gebruik maken van het nieuwe systeem en beloon degenen die dit het beste doen. Een beloningssysteem geeft het geheel een competitief randje en stimuleert mensen om het beste uit de situatie te halen. Dit zal ook positief uitpakken voor de productiviteit op de werkvloer.

Om het meeste uit de CRM-implementatie te kunnen halen is het belangrijk dat iedereen die betrokken is de nieuwe software accepteert.