Overstappen van Salesforce naar HubSpot CRM: Hoe gaat dat?

Je bent nu niet tevreden over Salesforce als CRM-systeem en wilt graag overstappen naar HubSpot CRM. Maar hoe gaat dit in zijn werking? In dit blog vertel ik je er meer over!

Overstappen naar een ander CRM-systeem

Ooit heb je gekozen voor Salesforce, maar inmiddels blijkt dat dit CRM-systeem niet meer bij jouw organisatie past. Dit kan zijn doordat de organisatie is veranderd en andere functionaliteiten nodig heeft, maar ook door bijvoorbeeld omdat de gebruikersacceptatie niet is wat je ervan had verwacht.

De overstap naar een ander CRM-systeem kan overweldigend zijn en brengt een boel zaken met zich mee. In dit artikel vertel ik je over de grootste valkuilen bij de overstap naar een ander CRM-systeem, in dit geval van Salesforce naar HubSpot CRM.

Waarom wil je stoppen met Salesforce?

Aan het begin van het migratietraject is het belangrijk om alle minpunten van Salesforce op een rij te zetten. Waarom wil je stoppen met Salesforce en overstappen naar een ander CRM-systeem? Het in kaart brengen van deze zaken helpt je ervoor te zorgen dat jouw nieuwe CRM-systeem deze problemen niet heeft.

Redenen voor een overstap zijn bijvoorbeeld dat Salesforce minder gebruikersvriendelijk is dan je had verwacht of dat het systeem niet voldoende schaalbaar is. Bespreek je minpunten altijd met de leverancier van jouw nieuwe CRM-systeem, zodat deze partij je gericht kan adviseren en kan helpen om wel succes te boeken met jouw nieuwe CRM-oplossing.

Belangrijke zaken bij een CRM-migratie

Een CRM-migratie is geen eenvoudige klus, maar gelukkig is het ook niet onmogelijk om uit te voeren. Door een aantal belangrijke zaken goed te regelen, voorkom je direct de grootste valkuilen van een migratie van Salesforce naar HubSpot. Wij hebben de belangrijkste zaken voor je op een rij gezet:

• Stel een persoon of team verantwoordelijk
  Het is belangrijk om een persoon of een team verantwoordelijk te stellen voor de CRM-migratie. Zij regelen alle zaken en zijn tevens de contactpersoon binnen de organisatie en naar externe partijen.
  
  
• Betrek de gehele organisatie
  HubSpot CRM is een stuk gebruikersvriendelijker dan Salesforce, hiermee doe je al direct een stap vooruit. Toch is het daarnaast belangrijk om medewerkers te betrekken bij de migratie  om de gebruikersacceptatie van het nieuwe CRM-systeem te vergroten. Houd medewerkers op de hoogte en voer ook gesprekken over bijvoorbeeld de wensen voor een bepaalde inrichting van het systeem. Met de juiste inrichting, waarbij bijvoorbeeld specifieke contacteigenschappen worden aangemaakt, kunnen medewerkers een vliegende start maken. 
  
  
• Zorg voor goede planningen
  Een goede planning is belangrijk voor ieder project, zo ook voor de migratie naar HubSpot CRM. De planning zorgt ervoor dat je vooraf weet welke stappen er moeten worden gezet, maar ook wanneer en welke werkzaamheden dan af moeten zijn gerond.
  
  Uit ervaring kunnen wij je vertellen dat je een tijdspad van ongeveer drie maanden nodig hebt, dit is inclusief trainingen om medewerkers goed te leren werken met HubSpot CRM.
  
  
• Zorg voor goede trainingen
  De belangrijkheid van goede trainingen wordt nog wel eens onderschat, terwijl wel van medewerkers wordt verwacht dat zij goed overweg kunnen met het nieuwe CRM-systeem.
  
  HubSpot CRM is erg gebruikersvriendelijk en met de juiste trainingen wordt er een goede basis gelegd om prettig en goed te kunnen werken met het systeem. Daarnaast kunnen medewerkers online cursussen volgen in de HubSpot Academy, om zo meer te leren over functionaliteiten en kennis uit te breiden.
  
  
  
  
• Schoon gegevens op voordat je ze migreert van Salesforce naar HubSpot CRM
  Waar veel mensen met een CRM-systeem werken, ligt vervuiling van de database op de loer. Door onder andere niet relevante gegevens, gegevens die niet meer actueel zijn, et cetera. Het is verstandig om minimaal eenmaal per jaar een grote schoonmaak te houden. De overstap van Salesforce naar HubSpot CRM is een mooi moment om de grote schoonmaak nu te houden. Welke gegevens wil je bewaren en welke gegevens kunnen weg?
  
  
• Breng in kaart hoe gegevens geïmporteerd moeten worden
  Nadat je gegevens zijn opgeschoond, is het zaak om in kaart te brengen hoe deze in HubSpot CRM moeten komen. Hierbij is het belangrijk om op te letten hoe gegevens in het CRM-systeem worden genoemd. Waar je in Salesforce contacten/leads hebt, is dit in HubSpot CRM contacten. Accounts zijn in HubSpot CRM bedrijven en opportunity’s zijn deals.
  
  Daarnaast zal je waarschijnlijk bepaalde gegevens bijhouden waar niet standaard velden voor zijn in HubSpot CRM. Dit is geen probleem, want je kan in HubSpot CRM zelf proporties (eigenschappen) aanmaken waar je deze extra gegevens kwijt kan. Wel moet je dan eerst in kaart brengen welke extra proporties je nodig hebt en deze aanmaken, waarna de migratie van gegevens kan beginnen.
  
  
• Breng de tools van HubSpot CRM in kaart
  Binnen Salesforce maakt iedere organisatie wel gebruik van diverse tools. Bij de overstap naar een ander CRM-systeem, in dit geval HubSpot CRM, moet je er rekening mee houden dat deze tools niet altijd hetzelfde werken. Het is daarom belangrijk om op een rij te zetten welke tools je nu gebruikt, waarvoor en welke tools je hiervoor kan gebruiken in HubSpot CRM.
  
  
• Met welke andere systemen moet HubSpot CRM gekoppeld worden?
  Binnen iedere organisatie worden meerdere systemen gebruikt, het koppelen van deze systemen met HubSpot CRM maakt het werken een stuk efficiënter en prettiger.
  
  Door het koppelen van jouw CRM-systeem met bijvoorbeeld een boekhoudpakket of ERP-systeem kunnen de systemen onderling gegevens uitwisselen. Zo kan informatie over omzetcijfers of openstaande facturen vanuit het boekhoudpakket worden weergegeven in HubSpot CRM, maar kunnen ook direct nieuwe klanten automatisch worden ingevoerd in het boekhoudpakket.
  
  

Ga je het zelf doen of laat je het doen?

Een CRM-migratie is een omvangrijke klus die de nodige tijd en aandacht vraagt. Het is een klus die je intern kan doen, maar je kan hier uiteraard ook de hulp van een HubSpot-partner voor inschakelen.

Het voordeel van een HubSpot-partner is dat zij jouw nieuwe CRM-systeem door en door kennen én ruime ervaring hebben met CRM-migraties. Zij ontzorgen jouw organisatie van A tot Z en kunnen ook HubSpot trainingen voor medewerkers verzorgen.

Meer weten over HubSpot CRM?

Wil je meer weten over een CRM-migratie naar HubSpot CRM? Stel je vraag aan Martijn of Maarten. Boek een afspraak in de agenda voor een contactmoment. Indien gewenst kunnen zij je ook een HubSpot demo geven over het CRM-systeem. En geven je meer informatie over de Sales Hub, Marketing Hub, Service Hub, Operations Hub en CMS Hub.

Liever eerst meer lezen over de functionaliteiten van HubSpot CRM en de andere Hubs? Download dan het HubSpot Productoverzicht!