Afspraken plannen met je CRM-systeem. Waarom is dat een goed idee?

Wil je weten of afspraken plannen met je CRM-systeem slim is? Ik heb er maar één woord voor: WOW! Je hoeft alleen je Gmail, Google Apps (G Suite), Exchange of Outlook 365 agenda te koppelen.

In dit blog vertel ik je waarom ik het zo fantastisch vind.

Makkelijker afspraken plannen
Afspraken zijn zichtbaar voor je collega’s
De afspraken in je agenda eenvoudig controleren
Meer afspraken met prospects die doorgaan
Communiceren ná het maken van de afspraak
Een standaard opmaak van de afspraken in jouw agenda
De samenwerking van marketing & sales
Wat heb je ervoor nodig?

Makkelijker afspraken plannen

Oké, je kunt je agenda dus aan de vergadertool van je CRM-systeem koppelen. Allereerst maakt dit het veel makkelijker om afspraken te plannen!

• Mail jouw leads, prospects en klanten eenvoudig een vergaderlink. Daarmee plannen ze zelf een afspraak in jouw agenda! Ook handig voor sollicitanten, leveranciers, samenwerkingspartners en ga zo maar door. Je hebt dus geen gedoe meer met bellen en heen en weer mailen.
  
  
• Bied jouw relaties de mogelijkheid om via de website een afspraak met je te plannen. Op eigen initiatief dus. Plaats bijvoorbeeld een Call-to-Action onder jouw blogs. En verleid jouw websitebezoekers daarmee tot een afspraak. Bijvoorbeeld voor een demo!
  
  
• Werk je met meerdere collega’s op een afdeling? Bijvoorbeeld met in totaal 4 hypotheekadviseurs. Koppel dan alle vier de agenda’s. Jouw CRM-systeem kan namelijk de beschikbaarheid van al deze agenda’s scannen. Ideaal voor als iemand dan bijvoorbeeld een hypotheekgesprek aanvraagt met een willekeurige hypotheekadviseur.
  
  
• Maakt jouw serviceteam gebruik van chatsoftware op de website? Dan is het mogelijk om tijdens het chatgesprek een afspraaklink te sturen. Superhandig!
  
  
• Plan makkelijker een vergadering met meerdere personen. Jouw CRM-systeem controleert namelijk automatisch de beschikbaarheid van iedereen. Zo kun je simpel een voorstel voor meerdere tijdstippen mailen. De vergadering komt daarna automatisch in de agenda’s van alle deelnemers te staan.

Soms wil je misschien liever handmatig een afspraak maken. Natuurlijk kan dat! Doe je dit buiten je CRM-systeem om? Voeg de afspraak dan handmatig aan het klantenrecord toe.

TIP: Heb je een betaalde Sales of Service Hub licentie? Dan is het mogelijk om een afsprakenplanningspagina voor teams toe te voegen! Afspraken met meerdere teamleden maken wordt zo een eitje. HubSpot synchroniseert deze afspraken met alle individuele agenda’s. Je agenda blijft daardoor altijd up-to-date!

Afspraken zijn zichtbaar voor je collega’s

Tot 2 maanden geleden betaalde De Kaascompany de rekening altijd netjes op tijd. Maar ineens is er een betalingsachterstand ontstaan. David van de financiële afdeling wil aanmaningen voor de laatste 2 facturen sturen. Alleen nu ziet hij dat accountmanager Janine net een afspraak heeft gemaakt. Het is misschien handiger als zij het eerst even bespreekt met de klant.

Je synchroniseert jouw agenda met het CRM-systeem. Dit betekent dat de afspraken automatisch in je klantenrecords komen te staan. Voor je collega’s zijn jouw afspraken zichtbaar. Zij kunnen hun activiteiten daar dus op afstemmen.

TIP: Lees ons blog over ‘Klantgericht ondernemen met het juiste CRM’.

De afspraken in je agenda eenvoudig controleren

Natuurlijk wil je de afspraken in je agenda wel controleren. Baken de afspraakmogelijkheden in jouw agenda daarom af. Laat relaties bijvoorbeeld alleen in een bepaalde periode tijd in jouw agenda boeken. En bepaal de minimale of maximale tijd voor de afspraken.

Voeg een buffertijd toe als je dat wilt. Zo zorg je voor ruimte tussen je afspraken. Stel dat een afspraak van 10.00-11.00 uur duurt en je een buffertijd van 30 minuten invoert. Dan is de volgende afspraakmogelijkheid om 11.30 uur.

Ook kun je aangeven, dat je in een bepaald tijdsbestek één afspraak wilt hebben. Je bent bijvoorbeeld beschikbaar tussen 10.00-12.00 uur. In dit tijdsbestek wil je maar één afspraak hebben van maximaal een uur. Jouw klant of prospect kan zelf kiezen hoe laat de afspraak precies begint. Bijvoorbeeld om 10.00 uur, 10.15 uur, 10.30 uur, 10.45 uur of 11.00 uur.

Laat jouw afspraken (en die van je collega’s) terugkomen op het dashboard van je CRM-systeem. Dan heb je gelijk een goed beeld van de afspraken, die je gevoerd hebt. Combineer het met andere data van het CRM-systeem. Welke afspraken hebben tot de beste resultaten geleid?

Meer afspraken met prospects die doorgaan

Het is heel vervelend als prospects een afspraak bij jou boeken, die ze vervolgens vergeten. Laat jouw CRM-systeem daarom automatisch een herinnering van de afspraak sturen. Zo gaan er vast meer afspraken door (of worden ze tijdig gewijzigd en geannuleerd).

Communiceren ná het maken van de afspraak

Stel dat een prospect een demo bij je heeft aangevraagd. Dan is het fijn als je na de afspraak nog (marketing) contact mag opnemen, toch? Bijvoorbeeld met een interessante nieuwsbrief of aanbieding.

Regel daar gelijk toestemming voor als de prospect een afspraak bij je boekt. Dit is natuurlijk alleen nodig als er nog geen toestemming is gegeven.

TIP: Wil je een extra veiligheidsmaatregel om spam te voorkomen? Voeg dan CAPTCHA toe bij het plannen van de afspraak. CAPTCHA staat voor: Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart.

Een standaard opmaak van de afspraken in jouw agenda

Met de ‘afsprakentool’ wordt afspraken plannen een fluitje van een cent. Jij geeft aan wanneer je kunt en je CRM-systeem regelt de rest. De standaard opmaak van de afspraken maakt jouw agenda heel overzichtelijk. In één oogopslag zie je welke afspraken je allemaal hebt staan.

Vooraf moet je natuurlijk wel aangeven hoe je de afspraken in je agenda wilt hebben. Denk daarbij aan:

• Titel van de afspraak
  Bijvoorbeeld ‘Product Demo’ of ‘Sollicitatiegesprek’. Voeg gerust de naam van een klant of bedrijf toe als je dat wilt.
  
  
• Locatie
  Waar is de afspraak? Bijvoorbeeld een online afspraak of een afspraak bij jou op kantoor in Amsterdam. De locatie komt in de agenda-uitnodiging van jouw relatie te staan.
  
  
• Videoconferentielink
  Heb je een videoconferentie-integratie? Dan kun je de videoconferentielink van Zoom, UberConference, Teams of Google Meet toevoegen. Met een API koppel je ook andere videoconferentie software als je dat wilt.
  
  
  
• Beschrijving
  Natuurlijk is het toevoegen van een beschrijving van de afspraak mogelijk. Deze beschrijving komt in de agenda uitnodiging te staan.
  
  
• Afspraak wijzigen of annuleren
  Het is altijd handig om een annuleer- en wijzigingslink toe te voegen aan de beschrijving. Jouw relatie kan de afspraak zo makkelijk afzeggen of de datum en tijd aanpassen.

En beschikt jouw CRM-systeem al over wat informatie? Misschien is het handig als het CRM-systeem die informatie alvast invult? Zo maak je het plannen van de afspraak makkelijker. Jouw allround CRM-systeem houdt namelijk automatisch informatie bij. Dat gebeurt al vanaf het eerste moment, dat een bezoeker op jouw website komt.

TIP: Op het afsprakenformulier vult jouw klant of prospect een voornaam, achternaam en e-mailadres in. Maak je gebruik van HubSpot Sales Hub of HubSpot Service Hub? Dan kun je extra vragen toevoegen. Al deze extra informatie wordt in de agenda-uitnodiging opgenomen.

De samenwerking van marketing & sales

Er kan een heel proces aan voorafgaan, voordat een prospect een afspraak met jou maakt. Misschien heeft inbound marketing wel voor een fantastische lead kwalificatie gezorgd? En is de warme lead vervolgens overgedragen aan de afdeling sales? En verscheen er automatisch een taakje in de sales agenda om de lead op te pakken?

Heeft het salesteam vervolgens een sales sequentie ingezet om de prospect enthousiaster te maken? En heb je de prospect met jouw persoonlijke video tenslotte over de streep getrokken? Zo’n proces klinkt niet gek, toch? Met artificial intelligence en automatische workflows is er tegenwoordig zoveel mogelijk!

En dat is nou zo gaaf aan een allround CRM-systeem. Je hebt alle belangrijke informatie van jouw klanten op één centrale plaats. De CRM-gebruikers hebben altijd een compleet overzicht van wat er speelt. De data gebruik je vervolgens zo slim mogelijk!

Het is zo veel makkelijker om interne processen op elkaar af te stemmen. Helemaal als je CRM-systeem bepaalde processen voor je stroomlijnt. En als je jouw andere software pakketten koppelt, zoals je ERP en boekhoudprogramma. Zo’n allround CRM-systeem is echt ideaal voor klantgerichte organisaties!

TIP: Maak je gebruik van de Sales Hub of Service Hub? Leid jouw prospects dan na het plannen van de afspraak naar een specifieke websitepagina.

Wat heb je ervoor nodig?

Wat je ervoor nodig hebt? Een allround CRM-systeem, zoals HubSpot. Want alles wat je hierboven gelezen hebt is met de meeting tool van HubSpot mogelijk.

Wil je er meer over weten? Floris, Maarten en Martijn vertellen je er graag over!