Systony combineert de slimme CRM-oplossingen van Maximizer met grondige kennis en verregaande ervaring in dienstverlening. Zodoende brengen wij uw organisatie de juiste oplossing voor het creëren van hechte en loyale klantrelaties. En daarmee voor het versterken van de marktpositie en bedrijfscontinuïteit. Op deze pagina gaan wij gedetailleerd in op het implementatieproces. Zodat u weet wat u van ons kunt en mag verwachten.
Wij hanteren daarbij een implementatiemethode die wij zelf ontwikkelden. Deze heeft zich in de praktijk bewezen en zorgt voor een snelle en succesvolle introductie van CRM. Dat houdt niet op bij een technische oplevering. Onze aanpak is gestoeld op projectmanagement én change management. Wij zorgen er dus ook voor dat uw medewerkers er goed mee uit de voeten kunnen. Tenslotte behaalt u daarmee het snelste én hoogste rendement.

De implementatiemethode van Systony bestaat uit drie duidelijk gedefinieerde fases. Deze bestaan vervolgens ieder uit verschillende stappen.

1. Definitie: de start van uw CRM-oplossing

Het succes van iedere nieuwe implementatie hangt sterk af van een goede voorbereiding. Systony begint daarom altijd met een grondige projectdefinitie. Daarbij maken wij gebruik van heldere procedures voor het specificeren en ontwerpen van de juiste interfaces. Deze methodische aanpak waarborgt dat wij niets over het hoofd zien. Het zorgt ook voor een optimale inzet van uw en onze mensen en middelen. Dat garandeert een korte doorlooptijd van het project. En een oplossing die volledig aansluit op uw bedrijfsdoelstellingen.

Projectaanvang , inventarisatie, scope en planning

Dankzij een heldere projectdefinitie kunnen wij voortvarend aan de slag. In onze ervaring zorgt dit bovendien voor groot enthousiasme in de projectgroep die wij samenstellen. Deze bestaat uit consultants van Systony, medewerkers van uw organisatie die sleutelposities innemen voor de acceptatie van de oplossing en systeembeheerders. Wij maken voor alle teamleden een transparante taakbeschrijving. Iedereen kent zijn of haar rol en verantwoordelijkheden, wat de daadkracht van de projectgroep aanzienlijk versterkt.
De eerste taak van het team is een evaluatie van de implementatiemethode zodat deze het beste ingezet kan worden voor uw unieke situatie. Vervolgens presenteren wij een overzicht van het oplossingenportfolio van Maximizer CRM. Uw medewerkers maken zodoende kennis met de software, de functionaliteit en de voordelen. Dat leidt tot een eerste opzet van het projectplan. Een kritisch pad beschrijft de implementatiefases en kent hier deadlines aan toe. Dit wordt vervolgens ook beschreven in een helder plan voor interne communicatie. Daarmee blijft iedereen op de hoogte van, en betrokken bij het project. Dat versnelt de adoptie en acceptatie van de CRM-oplossing.

Analyse bestaande IT-infrastructuur

Bij Systony streven wij ernaar dat de implementatie van een nieuwe CRM-oplossing zo min mogelijk ingrijpt op uw organisatie. Terwijl de voordelen ervan wel optimaal benut worden. Wij willen u helpen uw investeringen in de bestaande computeromgeving te behouden en te verbeteren. Wij zorgen er bovendien voor dat de bestaande bedrijfsprocessen en werkprocedures weinig impact voelen van onze oplossingen. Mensen willen graag mee in veranderingen als de voordelen evident zijn. Wij erkennen en respecteren echter de grenzen aan de concessies die zij bereid zijn daarvoor te doen.
Onze consultants willen daarom eerst eens rustig rondkijken in uw organisatie. Zij praten met uw medewerkers over hun wensen en verwachtingen. Wij evalueren de systemen die momenteel in gebruik zijn voor het onderhouden van uw klantrelaties. Wij beoordelen ook de technische omgeving die dit ondersteunt. Wij volgen en documenteren de bedrijfsprocessen die relevant zijn voor de nieuwe implementatie. Wij kijken, maar wij luisteren ook. Dat geeft ons inzicht in uw verwachtingen en eisen ten aanzien van rapportages en documentenstromen. Vervolgens stellen wij vast uit welke bronnen de gegevens momenteel komen en hoe wij deze toegankelijk kunnen maken voor de dataconversie. Dat geeft een goed beeld van de specificaties voor de meest pragmatische integratie van uw huidige bestanden, systemen en processen met de nieuwe oplossing.
Wij koppelen onze bevindingen van deze analyse terug in een rapport met aanbevelingen. Samen met u werken wij dit uit tot het juiste plan van aanpak voor uw situatie en organisatie.

2. Implementatie: de introductie van uw CRM-oplossing

Samen met u, uw medewerkers en systeembeheerders is het juiste plan van aanpak geformuleerd. De wensen, eisen en verwachtingen zijn voor een ieder duidelijk. Ons gezamenlijke team heeft het beste verloop van het project in kaart gebracht. De grondige voorbereiding fundeert de implementatiemethode. Wij spreken vanaf dit moment daarom liever van óns CRM-project.
Voor de implementatie van ons CRM-project zetten wij bewezen methodes in die succes garanderen. Systony ontwikkelde hiervoor gestandaardiseerde procedures voor elk onderdeel van het Systony klantenserviceproces. Uit deze veelomvattende diensten maken wij de meest praktische combinatie voor uw CRM-implementatie.

Installatie

Na het opzetten van een helder en goed onderbouwd implementatieplan is het nu tijd om de software te installeren. Wij brengen daarvoor de benodigde infrastructuur op orde. Wij installeren en/of configureren de Microsoft SQL Server en, indien wenselijk, de Microsoft Internet Information Services (IIS). Vervolgens installeren wij de Maximizer CRM-software voor servers en werkstations. Wij complementeren dit met de smartphones en/of PDA’s die uw medewerkers onderweg toegang geven tot het CRM-systeem. Wij zorgen ook voor de juiste back-up procedures zodat uw waardevolle klantgegevens niet verloren gaan.

Configuratie

Nadat de benodigde hardware, software en infrastructuur geïnstalleerd is, gaan wij deze naadloos aansluiten op uw organisatie, processen, procedures en wensen. Daarvoor verzamelen wij alle benodigde configuratiedata. Wij stellen databasevelden in zodat ze intuïtief gebruikt kunnen worden met het jargon of definities die binnen uw organisatie gelden. Wij passen de weergave van kolommen aan op uw wensen, evenals de sjablonen die uw medewerkers gaan gebruiken in interactie met het systeem.
De volgende stap is het integreren van testgegevens om te beoordelen of alles weergegeven wordt zodat uw medewerkers optimaal met de software kunnen werken. Wij configureren niet alleen de werkstations binnen uw vestiging, maar ook de computers in nevenvestigingen en mobiele apparaten. Wij documenteren de procedures, rollen en richtlijnen die u voor uw medewerkers wilt hanteren. Zo zorgen wij voor veilig en efficiënt gebruik van uw klantgegevens. Eventuele uitdagingen voor het verdere verloop van de implementatie worden gedocumenteerd. Hierdoor ontstaat een overzichtelijke en volledige checklist met zaken die opgelost dienen te zijn voor de volgende stap van het proces.

Dataconversie

Nadat de CRM-oplossing aangepast is voor uw organisatie kunnen wij uw klantgegevens voorbereiden voor de overstap naar het nieuwe systeem. Dat begint met het bepalen van de definitieve weergave van bestanden op het beeldscherm. Vervolgens verzamelen wij alle gegevens uit de verschillende databronnen. Aangezien de bestaande informatiesystemen heel divers kunnen zijn, ontwikkelen en testen wij conversiescripts. Deze hevelen alle gegevens, ongeacht hun bron, over naar een formaat dat geschikt is voor de nieuwe CRM-omgeving.

Systeemintegratie

De hardware is geleverd of aangepast en software is geïnstalleerd en geconfigureerd. De gegevens zijn verzameld, geconverteerd en klaar voor gebruik. Nu is het zaak dat het nieuwe systeem aangesloten wordt op uw organisatie. Ons projectteam legt daarom vast welke stappen er ondernomen moeten worden voor de integratie. Dit wordt beschreven in een functioneel ontwerp dat als basis dient voor de ontwikkeling en het testen van de applicatie-integratie. Zodra deze aantoonbaar goed zal verlopen, voeren wij de integratie uit.

Data laden

Het nieuwe CRM-systeem is nu aangesloten op uw computeromgeving. Dat geeft het startschot voor het importeren van de geconverteerde gegevens. Daarmee is zowel het systeem als de gegevens die daarin gebruikt worden operationeel. U bent klaar om de CRM-oplossing van Systony voor u te laten werken.

3. Oplevering: het gebruik van uw CRM-oplossing

Samen met Systony en uw medewerkers heeft u een grote stap voorwaarts gemaakt in het versterken van uw marktpositie. Dankzij goed overleg en een grondige voorbereiding staat er een solide en stabiel systeem dat uw klantencontact gaat verbeteren. Dat gebruik maakt van de investeringen die u in het verleden deed in uw informatiesysteem. Dat alle kennis die in uw organisatie bestaat over uw klanten inzichtelijk maakt en uitbreid. U hebt nu de mogelijkheid directere en nauwere banden aan te gaan met nieuwe en bestaande klanten. Dat vergroot uw kansen bij potentiële klanten, maar ook de waarde van uw huidige klantenbestand.

Training eindgebruikers

Om de voordelen van het nieuwe CRM-systeem optimaal te benutten is het belangrijk dat uw medewerkers zich deze eigen maken. De ervaring leert dat het succes van onze Maximizer CRM implementatie het grootst is wanneer eindgebruikers er snel mee willen en kunnen werken. Dat vraagt om betrokkenheid die wij realiseren door al tijdens het implementatietraject intern over de voordelen van onze oplossing te communiceren. Daarmee doen wij een belofte en wij helpen ook om deze waar te maken.

Systony ontwikkelt in nauw overleg met u flexibele en doelgerichte trainingen. Deze bestaan altijd uit een combinatie van kennis over Maximizer CRM en de toepassing hiervan in dagelijkse werkzaamheden. Onze trainingen beantwoorden aan de wensen en mogelijkheden van uw medewerkers. Hun kennisniveau en –behoefte zijn daarbij het uitgangspunt, maar wij weten ook dat zij liever actief bezig zijn dan in de schoolbanken zitten. Daarom bieden wij trainingen in groepsverband of individueel en op locatie, trainingen op dvd en remote learning via internet.
Voor trainingen in groepsverband streven wij naar bijeenkomsten van maximaal 6 personen. Dat garandeert echte kennisoverdracht en het meeste succes in de overstap van theorie naar praktijk.
Systony stelt het plan en schema voor trainingen op in samenspraak met uw organisatie. Afhankelijk van basiskennis en gewenste leervorm kunnen wij trainingen geven van basisniveau tot gevorderden of toegespitst op specifieke gebruikers, zoals key-users of systeembeheerders. Onze trainingen nemen gemiddeld een dagdeel in beslag. Dat betaalt zich vele malen terug in productieve en gemotiveerde werkkrachten.
Wij blijven uw medewerkers ook na de training(en) begeleiden. Wij weten dat het echte leren proefondervindelijk gebeurt. Daarom staat onze helpdesk altijd voor hen klaar. Wij leiden ook interne trainers op zodat mensen de meeste antwoorden binnen de organisatie kunnen vinden. Soms is een terugkomdag de beste optie om de materie snel en efficiënt te laten uiteenzetten door een van onze consultants.
 

Een gekwalificeerd trainingsprogramma biedt uw organisatie:

• Een hoger productacceptatie onder eindgebruikers;
• Consistent hoge productiviteit;
• Een snelle return on investment (ROI);
• Meer winst.

Systony kan u naar wens de volgende CRM gerelateerde trainingen bieden:

• Basistrainingt
• Key-user training
• Administratortraining
• Train-de-trainer
• Gevorderdentraining (verkoop, marketing, klantenservice)
• Training Crystal Reports & Workflow Automation
• Training CRM, Communicatie & Omzetgroei*

*In samenwerking met Trainingproducties.

Acceptatietest

Nu het CRM-systeem volledig is opgeleverd en de medewerkers er mee kunnen werken zit ons werk er bijna op. Wij rusten echter nog niet op onze lauweren. Wij zijn pas tevreden als u dat bent. Dat betekent dat wij het opgeleverde systeem blijven testen en afstellen zodat het voldoet aan al uw wensen en verwachtingen.
Wij voeren een standaard testplan uit om te beoordelen of alle aanpassingen en functies naar behoren werken. Mocht de situatie dat vereisen, voeren wij een laatste conversie uit of gegevensinvoer uit. Wij documenteren en rapporteren alle bevindingen en geven aanbevelingen voor het optimaliseren van het systeem. Wij evalueren ook hoe het oorspronkelijke projectplan in de praktijk functioneert. Wij beoordelen of alle nieuwe procedures, rollen en richtlijnen uitgevoerd worden zoals beoogd. Daarbij nemen wij verantwoordelijkheid en geven wij een gereedheidcertificaat af voor het project.

Definitieve controle en project sign-off

Op het moment dat wij volledig achter het door ons opgeleverde project staan, maken wij samen met u nog een laatste ronde. Wij evalueren gezamenlijk de resultaten van de acceptatietest. Wij houden de oplevering ook tegen het licht van het projectplan en lopen de hele checklist nog eens stap voor stap na. Mochten er nog gewenste aanpassingen naar voren komen, dan voeren wij deze uit. Vanzelfsprekend krijgt u alle documentatie in een inzichtelijke vorm die altijd als referentie kan blijven dienen. Pas wanneer u ons vertelt dat u naar volle tevredenheid af wilt tekenen op de uitvoering van het project, zullen wij u vragen dat te doen.

Contact

Heeft u vragen over Maximizer CRM, onze succesvolle implementatiemethode of bent u wellicht geïnteresseerd in een vrijblijvende presentatie van Maximizer CRM, via het internet of bij u op kantoor? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op.

088 - 030 30 30